Access adalah manajer database relasional yang memungkinkan Anda mengimpor satu atau beberapa database Excel ke dalam sistemnya sehingga Anda bisa mencocokkan bidang umum di antara atau di antara mereka. Karena satu file Access dapat berisi beberapa lembar bentang Excel, program ini juga merupakan cara yang bagus untuk menggabungkan atau menganalisis informasi dalam jumlah besar. Namun, pertama-tama, Anda perlu mengimpor lembar bentang Excel ke Access. Ini hanya membutuhkan beberapa langkah kunci.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Mempersiapkan Mengimpor Excel ke Access
Langkah 1. Buka kedua program di komputer Anda
Anda perlu membeli dan mengunduh paket Microsoft Office yang menyertakan Excel dan Access. Anda dapat melakukannya secara online melalui situs Microsoft.
- Setelah program diunduh, klik "Mulai" di Windows dan pilih "Semua Program."
- Klik "Microsoft Office", lalu pilih "Access" (atau "Excel") dari menu tarik-turun. Anda mungkin sudah membuat spreadsheet Excel yang dikirim oleh orang lain atau yang Anda unduh dari tempat lain. Memiliki Office di komputer memungkinkan Anda untuk membukanya.
Langkah 2. Bersihkan spreadsheet Excel Anda sebelum mengimpornya ke Access
Akan lebih mudah jika Anda melakukan beberapa langkah sederhana sebelum Anda mengimpor lembar bentang Excel ke Access. Kuncinya adalah data Anda harus konsisten antara spreadsheet yang diimpor.
- Sebaiknya pastikan bahwa baris pertama di lembar bentang Excel berisi tajuk kolom (atau nama bidang), dan ini sangat jelas dan mudah dipahami. Misalnya, untuk kolom yang berisi nama belakang orang, Anda mungkin ingin memanggil judul kolom/nama bidang "nama belakang". Jelas dan tepat karena akan memudahkan saat Anda mencoba mencocokkan header kolom dalam satu lembar Excel dengan yang lain.
- Access memungkinkan Anda untuk menautkan bidang umum antara dua atau di antara banyak spreadsheet. Katakanlah Anda memiliki lembar Excel yang berisi informasi penggajian. Ini termasuk nama depan dan belakang orang, alamat, dan gaji. Katakanlah demi argumen bahwa Anda ingin mencocokkan lembar itu dalam Access ke lembar Excel kedua yang berisi informasi tentang kontribusi keuangan kampanye. Lembar kedua ini berisi nama, alamat, dan sumbangan orang. Apa yang Access memungkinkan Anda lakukan adalah mencocokkan header kolom yang berbeda satu sama lain. Anda dapat menautkan header nama untuk melihat orang dengan nama yang sama yang muncul di kedua database, misalnya.
- Pindai lembar Excel untuk memastikan bahwa setiap tipe data ditangani dengan cara yang sama, dan bersihkan sebelum mengimpornya ke Access. Pasti itulah yang Access sebut "relasional." Misalnya, jika spreadsheet hipotetis untuk penggajian berisi nama depan, nama belakang, dan inisial tengah dalam satu kolom, tetapi spreadsheet kedua hanya berisi nama depan dan nama belakang di kolom terpisah, Access akan mendaftarkan ini sebagai tidak cocok. Harus ada tajuk/bidang kolom yang cocok.
Langkah 3. Pisahkan informasi dalam kolom di Excel
Untuk mengatasi masalah ini, Anda mungkin ingin membagi informasi dalam kolom dalam Excel, sehingga tidak salah mendaftar sebagai "tidak cocok" di Access.
- Sebagai contoh, Anda mungkin ingin membagi nama depan menjadi kolomnya sendiri, inisial tengah menjadi kolomnya sendiri, dan nama belakang menjadi kolomnya sendiri. Jika sudah dilakukan dengan cara yang sama di lembar bentang kedua, saat Anda menautkan, katakanlah, nama belakang dengan nama belakang di Access, itu akan menghasilkan kecocokan saat namanya sama.
- Untuk membagi kolom di Excel, sorot kolom yang memiliki informasi yang ingin Anda pisahkan di dalamnya. Klik "data" di bilah alat dalam program Excel. Klik "teks ke kolom". Umumnya, Anda akan memilih opsi "dibatasi". Klik berikutnya.
Langkah 4. Lanjutkan menggunakan wizard untuk membagi kolom gabungan
Sekarang Anda siap untuk menyelesaikan proses pemisahan informasi yang digabungkan dalam satu kolom menjadi beberapa kolom.
- Pilih bagaimana data dalam kolom "dibatasi". Ini berarti bahwa setiap informasi dalam kolom dipisahkan oleh sesuatu. Pilihan yang paling umum termasuk spasi, koma, atau titik koma. Seringkali informasi hanya dipisahkan oleh spasi. Seperti pada contoh berikut: misalkan nama "John A. Doe" muncul dalam satu kolom. Nama depan John dipisahkan dari inisial tengah A dengan spasi. Nama belakang Doe dipisahkan dari inisial tengah A dengan spasi. Jadi pilihlah ruang di wizard yang dibatasi.
- Klik berikutnya. Klik selesai. Program harus membagi John, A., dan Doe menjadi tiga kolom. Anda kemudian dapat memberi kolom baru nama header baru untuk menunjukkan jenis informasi yang disimpan di dalamnya (nama belakang, nama depan, dll.). Sebaiknya buat beberapa kolom kosong di sebelah kanan data yang Anda pisahkan sebelum melakukannya karena ini akan mendorong data ke kolom kosong baru (bukan kolom yang sudah berisi informasi).
Bagian 2 dari 3: Mengimpor Excel ke Access
Langkah 1. Buka program Access di komputer Anda
Buka menu mulai, pilih Microsoft Office, dan klik Microsoft Access. Anda perlu membuka database Access kosong baru untuk mengimpor lembar Excel ke dalamnya.
- Pilih "database desktop kosong" untuk membuat database baru dalam program Access.
- Beri nama baru jika Anda mau. Klik "buat".
Langkah 2. Impor lembar bentang Excel ke Access
Langkah selanjutnya adalah menarik lembar bentang Excel (atau lebih dari satu) ke dalam database Access.
- Klik "Data Eksternal" di bilah alat setelah Anda berada di dalam manajer database Access. Pilih "Excel." Di beberapa versi Access, Anda akan menemukan fungsi ini dengan mengklik "file" di bilah alat dan "Dapatkan Data Eksternal."
- Di mana dikatakan "nama file," klik "browse." Ini akan memungkinkan Anda untuk menemukan lembar Excel Anda di komputer Anda.
- Biarkan kotak dicentang yang mengatakan "impor data sumber ke tabel baru di database saat ini." Ini akan diperiksa secara default.
- Saat Anda menemukan spreadsheet Excel yang ingin Anda impor di komputer Anda, klik di atasnya. Klik "Oke." Ini akan membawa Anda ke wizard untuk mengimpor Excel ke Access.
Bagian 3 dari 3: Menggunakan Wizard untuk Menyelesaikan Proses Impor
Langkah 1. Ikuti langkah-langkah pada wizard yang muncul dalam Access
Untuk menyelesaikan proses mengimpor spreadsheet, Anda harus menyelesaikan langkah-langkah di wizard.
- Pilih lembar kerja dalam lembar bentang Excel yang ingin Anda impor. Terkadang, ini sederhana karena spreadsheet Excel hanya satu lembar. Namun, terkadang orang membuat beberapa halaman dalam satu lembar bentang Excel, yang dapat Anda lihat dengan mengeklik tab di bagian bawah lembar bentang. Jika demikian, Anda perlu memberi tahu wizard Access spreadsheet mana yang Anda pilih. Klik berikutnya.
- Halaman berikutnya memiliki kotak yang menanyakan apakah baris pertama di lembar Excel memiliki judul kolom. Ini berarti baris dalam spreadsheet yang mengidentifikasi data di setiap kolom (seperti nama belakang, alamat, gaji, dll.). Ada baiknya jika Anda membersihkan lembar Excel terlebih dahulu untuk memastikan bahwa baris pertama memiliki judul kolom yang jelas. Kemudian, centang saja ya bahwa baris pertama berisi judul kolom. Ini adalah pendekatan yang paling sederhana. Klik berikutnya.
- Jika baris pertama Anda tidak berisi judul kolom, halaman berikutnya menanyakan apakah Anda ingin mengganti nama apa yang disebut "bidang" di Access (ini adalah judul kolom). Jika Anda belum memberi nama setiap bidang dengan jelas dan mudah dikenali sebelum mengimpor (disarankan), Anda dapat melakukannya di sini.
Langkah 2. Selesaikan proses pengimporan
Tinggal beberapa langkah lagi dalam proses impor. Halaman berikutnya di wizard akan menanyakan apakah Anda ingin mengidentifikasi kunci utama.
- Anda tidak harus melakukan ini, tetapi Anda bisa. Kunci utama berarti program komputer akan menetapkan setiap baris informasi nomor unik. Ini dapat membantu nanti saat menyortir data. Klik berikutnya.
- Layar terakhir di wizard memiliki ruang yang menyediakan nama default. Anda dapat mengubah nama lembar Excel yang Anda impor (ini akan menjadi "tabel" di Access di sisi kiri halaman saat Anda selesai mengimpornya).
- Klik "impor". Klik "tutup". Anda akan melihat meja Anda di sisi kiri layar. Sekarang diimpor dalam Access.
- Jika Anda ingin menautkan lebih dari satu kumpulan data, ulangi proses ini dengan spreadsheet Excel lain atau lebih. Sekarang, Anda siap untuk mencocokkan data di lembar dalam Access.
Video - Dengan menggunakan layanan ini, beberapa informasi dapat dibagikan dengan YouTube
Peringatan
- Jika file Excel berasal dari versi Office yang berbeda dari Access, Anda mungkin mengalami masalah saat mengimpor file dengan lancar.
- Itu tidak cukup digarisbawahi: Anda perlu membersihkan spreadsheet Excel Anda sebelum mengimpornya. Sebagian ini berarti menganalisis data yang Anda miliki untuk masalah.
- Selalu simpan salinan spreadsheet asli Anda, jadi jika Anda mengacaukannya, Anda dapat mengulangi prosesnya.
- Anda tidak dapat mengimpor lebih dari 255 bidang ke Access.
