Banyak orang - khususnya penyandang disabilitas - menggunakan perangkat lunak dan perangkat khusus, termasuk pembaca layar, untuk mengakses komputer dan bahan bacaan. Baik menulis untuk tujuan bisnis atau akademis, adalah ide yang baik untuk memastikan bahwa dokumen kata Anda dapat diakses oleh audiens ini. Ada beberapa prinsip dan langkah desain sederhana yang harus diambil dalam menulis dokumen word untuk memastikan bahwa setiap orang dapat mengaksesnya.
Catatan: Meskipun tangkapan layar dan menu khusus yang dijelaskan di bawah ini berasal dari Microsoft Word, prinsip umum berlaku untuk membuat dokumen kata yang dapat diakses dengan perangkat lunak pengolah kata apa pun.
Langkah
Langkah 1. Gunakan Judul dan Gaya Dokumen untuk membuat struktur yang dapat dinavigasi
Karena perangkat lunak pembaca layar (termasuk opsi perangkat lunak yang dibeli untuk komputer Windows, serta fungsi VoiceOver Apple) membacakan dengan lantang apa pun yang terlihat di layar, menggunakan Gaya akan membantu karena memberikan struktur dokumen Anda. Perangkat lunak pembacaan layar akan menggunakan audio untuk memberi tahu pengguna apakah bagian tertentu dari teks adalah judul, judul, subjudul, atau teks normal/tubuh. Ini memungkinkan pengguna untuk memahami dokumen secara logis dan melompat ke judul dan topik tertentu. Namun, agar perangkat lunak dapat melakukan ini, penulis dokumen perlu memperjelas perbedaan tersebut! Jika tidak, seluruh dokumen akan dibaca sebagai satu potongan besar teks isi "Normal".
- Gunakan setidaknya opsi gaya utama: Judul, Judul (dengan level bernomor), dan Normal.
- Pastikan Anda mengidentifikasi judul Anda dalam urutan yang benar. Ini membantu menciptakan sistem yang mudah dipahami bagi seseorang yang menavigasi teks Anda. Misalnya, Anda dapat menetapkan judul makalah Anda Judul gaya, gunakan Pos 1 gaya untuk judul bagian utama Anda, gunakan Pos 2 untuk judul subbagian Anda, dan seterusnya.
- Pastikan Anda tidak melewatkan level heading. Susun judul Anda sehingga nomor Gayanya sesuai dengan hierarkinya (yaitu jangan beralih dari 1 ke 3 atau gunakan 3 untuk judul utama Anda dan 1 untuk subjudul Anda; pastikan 1 adalah judul terbesar, lalu 2, lalu 3, dst..).
- Ingatlah bahwa Anda dapat menyesuaikan tampilan Gaya Anda tanpa memengaruhi aksesibilitas. Jangan ragu untuk mengubah font, ukuran, dan warna. Pastikan saja bahwa setiap judul atau bagian teks "diberi tag" dengan label Gaya yang tepat sehingga pembaca layar dapat mengidentifikasinya.
- Untuk dokumen yang lebih panjang, pertimbangkan untuk menggunakan fitur Daftar Isi bawaan Word. Ini secara otomatis menggunakan judul Anda untuk membuat Daftar Isi tertaut yang dapat membuat navigasi dokumen Anda lebih mudah bagi semua pembaca.
Langkah 2. Gunakan teks alt=""Gambar".</h4" />
Orang dengan gangguan penglihatan, apakah mereka buta atau memiliki penglihatan sebagian, dapat kehilangan jika Anda menggunakan banyak gambar, bagan, bentuk, foto, atau clipart dalam dokumen Anda. Ini tidak berarti Anda harus melewatkan fitur tersebut – Anda hanya perlu menambahkan beberapa teks atau teks alternatif (atau “alt”) untuk menjelaskan fitur tersebut. Perangkat lunak pembaca layar akan membaca teks atau keterangan alt=""Gambar" dengan lantang untuk memastikan pengguna dengan gangguan penglihatan tidak ketinggalan.
-
Untuk menambahkan teks alt=""Gambar", mulailah dengan mengklik kanan pada gambar Anda. Pergi ke <strong" />Format Gambar lalu Teks Alternatif.
Tulis deskripsi sederhana namun lengkap tentang gambar atau fitur visual lainnya di kotak judul dan/atau deskripsi (tergantung panjangnya) dan klik OK.
Langkah 3. Pastikan tabel dapat diakses
Tabel sangat bagus untuk mengatur data dan informasi, tetapi saat dibaca oleh pembaca layar, tabel dapat membingungkan. Menjaga prinsip-prinsip ini dalam pikiran dapat membuat mereka lebih mudah diakses:
- Gunakan judul kolom yang jelas dan ditunjuk. Sama seperti Anda menggunakan judul Gaya di seluruh teks Anda, gunakan tajuk kolom untuk membuat tabel Anda konsisten dan mudah dinavigasi. Pastikan di bawah Opsi Tabel, kamu pilih Baris Tajuk sehingga pembaca layar akan mengidentifikasi baris teratas sebagai judul kolom.
- Buat tabel sesederhana dan selogis mungkin. Jika memungkinkan, hindari penggabungan atau pemisahan sel hanya di kolom atau baris tertentu, karena ini akan membingungkan ketika konten dibacakan. Tetap berpegang pada format standar yang ditata secara merata.
- Cobalah untuk membuat tabel Anda dibaca secara logis dari kiri ke kanan dan atas ke bawah (jika bekerja dalam bahasa Inggris). Untuk mendapatkan ide yang lebih baik tentang bagaimana pembaca layar akan menavigasi tabel Anda, gunakan tombol tab pada keyboard Anda untuk memeriksa urutan kursor melewati kolom dan baris Anda.
- Menggunakan teks alt=""Gambar" untuk tabel, serta gambar dan bagan, juga dapat membantu.</li" />
Langkah 4. Gunakan teks hyperlink yang bermakna
Jika Anda hanya menyalin dan menempelkan URL panjang ke dalam dokumen Anda, pembaca layar akan mencoba membacakan setiap huruf – yang bisa jadi menyusahkan. Pendekatan yang lebih baik melibatkan penggunaan teks hyperlink yang bermakna.
- Saat Anda ingin menambahkan hyperlink, klik kanan pada baris yang Anda inginkan untuk link dan pilih untuk Hyperlink (atau pergi ke Memasukkan lalu Hyperlink).
- Salin atau ketik URL ke alamat atau tautan ke kotak teks.
-
Sertakan deskripsi sederhana namun bermakna di bawah menampilkan atau teks untuk ditampilkan.
Ini adalah tulisan yang akan benar-benar terlihat di dokumen Anda, dan ketika diklik akan membawa pembaca ke situs web URL.
Langkah 5. Hindari menggunakan spasi atau garis kosong untuk membuat format atau spasi
Jika Anda cenderung menekan "Tab" atau "Enter" berulang kali untuk membuat pemformatan yang Anda inginkan, cobalah untuk menghentikan kebiasaan tersebut. Mendengar banyak ruang putih (diidentifikasi oleh pembaca layar sebagai "kosong") dapat mengganggu dan mungkin memberi kesan kepada pengguna penyandang disabilitas bahwa dokumen telah berakhir.
- Sebagai gantinya, gunakan pemformatan dokumen. Andalkan lekukan, spasi baris, dan Gaya untuk membuat efek yang Anda inginkan.
-
Untuk membuat ruang ekstra setelah baris tanpa menekan enter, klik kanan dan pergi ke Gugus kalimat.
Dibawah Jarak, sesuaikan opsi before, after, dan line spacing sesuai keinginan untuk mendapatkan layout yang diinginkan.
-
Salah satu cara untuk memeriksa bagaimana dokumen Anda mungkin "terlihat" ke pembaca layar adalah dengan memilih opsi untuk tampilkan semua karakter non-cetak sehingga Anda dapat melihat simbol paragraf yang muncul setiap kali Anda menekan tombol enter dan titik yang muncul setiap kali Anda menekan spasi. Idealnya, ini hanya akan muncul ketika Anda benar-benar menghentikan kata atau paragraf lama dan memulai yang baru. Mereka seharusnya tidak ada saat Anda hanya ingin membuat ruang ekstra.
Buat Dokumen Word yang Dapat Diakses Langkah 6 Langkah 6. Hindari benda mengambang
Saat Anda menambahkan gambar, bagan, atau objek lain, berhati-hatilah dengan pembungkusan teks Anda. Jika Anda menggunakan objek mengambang, perangkat lunak pembaca layar mungkin mengabaikannya sama sekali atau membaca teks alt=""Gambar" dengan urutan yang salah.
Sebagai gantinya, gunakan opsi pembungkusan teks "atas dan bawah" atau "sejalan dengan teks"
Langkah 7. Pastikan untuk memberikan alternatif untuk konten audio
Jika Anda memiliki klip audio atau video yang mungkin tidak dapat diakses oleh penyandang tunarungu, coba berikan teks atau transkrip untuk memastikan mereka juga dapat mengakses konten tersebut.
Buat Dokumen Word yang Dapat Diakses Langkah 8 Langkah 8. Tulis dan desain dengan mempertimbangkan semua jenis pengguna, tergantung pada audiens Anda
Beberapa pengguna mungkin memiliki gangguan kognitif dan mendapat manfaat dari bahasa yang jelas. Beberapa mungkin memiliki buta warna atau gangguan penglihatan lainnya yang membuat teks dengan kontras rendah sulit untuk dipisahkan dari latar belakang. Beberapa pengguna yang mengandalkan pembaca layar harus mendengarkan setiap bagian dari dokumen Anda, terkadang berulang-ulang. Jika Anda memiliki konten yang tidak perlu, cobalah untuk membuangnya. Berhati-hatilah dengan konten Anda, tetapi jika memungkinkan, tetap sederhana dalam pendekatan Anda.
- Jaga agar judul tetap pendek, terutama jika sering muncul.
- Jika Anda menggunakan warna, hindari menempatkan warna yang sangat mirip di atas satu sama lain. Kontras membuat teks lebih mudah dibaca untuk semua orang, terutama mereka yang memiliki gangguan penglihatan.
- Jangan mengandalkan kode warna saja. Untuk pengguna yang tidak dapat melihat warna atau menggunakan pembaca layar, pastikan bahwa informasi disampaikan dalam berbagai cara, tidak hanya melalui warna teks. Misalnya, hindari daftar panjang item di mana teks merah menandakan satu hal dan biru menandakan hal lain.
Video - Dengan menggunakan layanan ini, beberapa informasi dapat dibagikan dengan YouTube
Tips
- Ingat audiens Anda. Anda mungkin tidak perlu melakukan semua langkah ini untuk membuat dokumen yang sesuai untuk audiens Anda, tetapi menerapkan prinsip-prinsip dasar ini dapat membantu memastikan dokumen Anda dapat diakses oleh lebih banyak orang.
- Jika aksesibilitas penting untuk proyek tertentu, mintalah seseorang dengan disabilitas atau yang memiliki pengetahuan tentang pembaca layar dan teknologi bantu lainnya untuk "menguji" dokumen Anda dan memberi Anda umpan balik.
