Bagaimana Anda dapat meluangkan waktu dengan diatur di Microsoft Outlook. Ini membutuhkan disiplin tetapi sebagian besar organisasi program dan apa yang Anda lakukan dengan alat.
Langkah
Langkah 1. Hal pertama yang perlu dilakukan adalah mematikan notifikasi email baru
Untuk melakukan ini, Tarik ke bawah menu File, pilih Alat, lalu pilih Opsi. Jendela opsi akan terbuka. Pada Tab Preferensi, klik tombol "Opsi Email". Di jendela opsi yang terbuka, klik tombol "Opsi Email Lanjutan". Di jendela opsi yang terbuka, lihat di bagian "Saat item baru tiba di kotak masuk saya". Hapus semua opsi.
Langkah 2. Jadikan kalender sebagai tampilan default Anda di Outlook
Ini akan memberi Anda pandangan pekerjaan yang dijadwalkan untuk hari itu. Untuk mengatur kalender sebagai tampilan default Anda, tarik menu File ke bawah, pilih Alat, lalu pilih Opsi. Di jendela Opsi, pilih tab "Lainnya", lalu klik tombol "Opsi Lanjutan". Di jendela "Opsi lanjutan", cari di bagian "Pengaturan umum" dan klik jelajahi. Folder pilih akan terbuka. Di jendela "Select Folder", pilih "Calendar" dan klik OK tiga kali.
Langkah 3. Untuk memasukkan tugas Anda di jendela default, tarik menu File dan pilih View, lalu pilih Task pad
Langkah 4. Untuk melihat hanya tugas yang jatuh tempo hari ini, tarik menu File dan pilih Lihat, lalu pilih "Tampilan pad tugas", lalu pilih "Tugas hari ini"
Langkah 5. Jadwalkan waktu tertentu setiap hari untuk melihat email Anda
Atur 2 hingga 3 kali sehari untuk bekerja dengan email Anda, dan jangan melihatnya di waktu lain. Email adalah pengalih perhatian dan mencegah Anda menyelesaikan pekerjaan nyata.
Langkah 6. Setiap kali Anda membaca email, selalu kosongkan Kotak Masuk Anda. Seharusnya tidak ada yang tersisa di akhir sesi email. Untuk mengosongkan kotak masuk, Anda harus memutuskan apa yang harus dilakukan dengan setiap email. Anda memiliki empat pilihan: Hapus, tunda, delegasikan, atau lakukan.
Langkah 7. Jika Anda telah berurusan dengan email, hapus
Langkah 8. Untuk menunda email, buat tugas dengan menyeret email ke tombol tugas di sudut kiri bawah Outlook
Tugas akan dibuat secara otomatis; pilih tanggal dan waktu mulai, serta tanggal dan waktu jatuh tempo, lalu simpan.
Langkah 9. Untuk mendelegasikan email, buat tugas dan tetapkan tugas ke individu lain atau teruskan email ke individu lain
Langkah 10. Pilihan terakhir adalah melakukan tugas apa pun yang diperlukan email
Jika Anda melakukannya, hapus dari kotak masuk Anda atau pindahkan ke folder pribadi tempat Anda menyimpan email lama yang telah ditangani.
Langkah 11. Untuk memblokir waktu di kalender Anda, seret dan jatuhkan email ke tombol kalender di sudut kiri bawah Outlook
Pemberitahuan rapat akan terbuka. Masukkan waktu dan tanggal yang ingin Anda blokir, lalu simpan. Salinan email akan disertakan dengan pemberitahuan rapat. Hapus email dari kotak masuk atau pindahkan ke folder pribadi.
