Itu selalu membuat frustrasi ketika Anda harus menunggu jawaban, apakah itu untuk wawancara kerja, proposal bisnis, atau hanya membuat rencana dengan seorang teman. Mengirim email tindak lanjut bisa sangat efektif untuk mendapatkan tanggapan itu, terutama jika Anda mengajukan permintaan setelah menunggu dengan wajar dan menulisnya dengan jelas, singkat, dan penuh hormat. Untuk lebih meningkatkan peluang keberhasilan Anda, lakukan sebanyak mungkin "kerja kaki" untuk membuat segalanya lebih mudah bagi penerima Anda.
Langkah
Metode 1 dari 3: Memilih Kapan dan Di Mana Mengirim Tindak Lanjut
Langkah 1. Tunggu setidaknya 3 hari kerja untuk mengirim tindak lanjut
Tidak ada aturan universal berapa lama Anda harus menunggu sebelum mengirim email tindak lanjut. Aturan praktis yang baik adalah 3 hari kerja, kecuali jika kontak Anda memberikan tanggal tertentu ketika mereka akan merespons. Dalam hal ini, tunggu setidaknya 1 hari kerja setelah tanggal tersebut.
- Misalnya, jika orang tersebut mengatakan akan merespons sebelum atau pada hari Selasa tanggal 19, tunggu hingga setidaknya hari Rabu tanggal 20 untuk membalas.
- Untuk tindak lanjut wawancara kerja, biasanya lebih baik menunggu setidaknya 5 hari kerja.
- Tidak perlu menghitung hanya hari kerja (yaitu, melewatkan akhir pekan dan hari libur) saat menindaklanjuti dalam kapasitas pribadi.
- Jangan berasumsi yang terburuk-seperti Anda tidak mendapatkan pekerjaan atau mereka tidak tertarik dengan proposal bisnis Anda-hanya karena Anda tidak mendapat tanggapan cepat. Kontak person Anda mungkin benar-benar sibuk!
Langkah 2. Alamat email langsung ke contact person Anda
Ini selalu berlaku untuk email pribadi, tentu saja, dan biasanya merupakan strategi terbaik untuk tindak lanjut bisnis. Jika orang tersebut memberi Anda info kontaknya atau mengundang Anda untuk menindaklanjutinya, selalu kirimkan pesan langsung kepada mereka (dan hanya mereka).
- Jika orang tersebut tidak memberi Anda info kontak mereka atau mengundang Anda untuk menindaklanjutinya, kirimkan email Anda ke kontak yang Anda tuju (seperti asisten administrasi atau koordinator perekrutan). Minta di baris subjek agar pesan diarahkan ke orang yang Anda tangani sebelumnya.
- Jika Anda pernah melakukan kontak sebelumnya dengan orang tersebut melalui email, gunakan alamat email “ke” dan “dari” yang sama seperti sebelumnya.
Langkah 3. Kirim tidak lebih dari 2 email tindak lanjut secara total
Cukup sulit untuk mengetahui kapan harus mengirim tindak lanjut, jadi bagaimana dengan tindak lanjut? Jika tindak lanjut pertama Anda tidak dijawab, tunggu setidaknya 1-2 hari kerja untuk mengirim tindak lanjut kedua. Jika pesan kedua ini tidak dijawab, berhentilah menindaklanjuti atau hubungi orang lain dalam bisnis tersebut.
- Meskipun Anda dapat membuat pesan tindak lanjut baru jika diinginkan, Anda juga boleh mengirim pesan yang sama dengan tindak lanjut asli Anda, tetapi tambahkan catatan di bagian atas seperti berikut: “(Tom: Saya mengirim tindak lanjut ini pada hari Selasa dan saya ingin mendengar kabar dari Anda tentang peluang bisnis yang kami diskusikan Kamis lalu. Terima kasih, Jan)”
- Sebagai aturan umum, jangan khawatir sama sekali (tentang tidak mendapatkan pekerjaan, dll.) jika Anda harus mengirim 1 tindak lanjut. Khawatir sedikit saja jika harus mengirim 2 tindak lanjut. Mulailah lebih khawatir jika Anda tidak mendengar kabar setelah tindak lanjut kedua!
Langkah 4. Abaikan kebutuhan akan tindak lanjut dengan email terima kasih
Itu selalu sopan untuk mengirim email terima kasih sehari setelah pertemuan bisnis - terutama, tetapi tidak hanya, wawancara kerja - serta setelah banyak skenario kontak pribadi. Jika Anda menambahkan penyebutan tindak lanjut ke dalam ucapan terima kasih ini, Anda mungkin dapat mendorong tanggapan tanpa harus mengirimkan tindak lanjut terpisah beberapa hari kemudian.
- Email terima kasih dapat menggunakan format dan konten yang hampir sama dengan email tindak lanjut, hanya dengan sedikit lebih banyak ruang yang didedikasikan untuk berterima kasih kepada orang tersebut dan sedikit lebih sedikit dihabiskan untuk meminta tanggapan.
- Namun, ini tidak dihitung sebagai tindak lanjut "resmi", jadi Anda masih dapat mengirim hingga 2 tindak lanjut "nyata" jika perlu!
Metode 2 dari 3: Memformat Email Tindak Lanjut
Langkah 1. Rujuk langsung ke kontak Anda sebelumnya di baris subjek
Jika baris subjek Anda tidak jelas atau tidak relevan, tindak lanjut Anda mungkin berakhir belum dibaca atau di tempat sampah. Pilih kata-kata Anda dengan hati-hati sehingga baris subjek segera dan secara eksplisit terhubung ke interaksi Anda dengan penerima.
- Salah satu strategi adalah menambahkan "RE:" ke deskripsi interaksi Anda sebelumnya sehingga terbaca seperti kelanjutan dari acara itu: "RE: Wawancara Jumat 23/9 jam 11 pagi."
- Pilihan lain adalah dengan menyertakan nama Anda, deskripsi singkat dan langsung, dan alasan email Anda: “Terry Regula 9/23 Wawancara Tindak Lanjut.”
- Jangan pernah berasumsi bahwa orang tersebut akan mengenali alamat email Anda dan membuka pesan tersebut. Gunakan baris subjek untuk keuntungan Anda.
Langkah 2. Beri nama penerima dalam salam Anda dan ucapkan terima kasih sebagai penutup Anda
Meskipun Anda dapat bersikap informal dengan tepat untuk email tindak lanjut pribadi, tindak lanjut bisnis harus menyeimbangkan formalitas yang saling menghormati dan keakraban yang dihasilkan oleh interaksi Anda sebelumnya. Dalam kebanyakan kasus, misalnya, Anda dapat menyapa orang tersebut dengan nama depannya-asalkan mereka memperkenalkan diri sebagai “Joe Selmon” atau berkata “panggil saya Barb.”
- Sambutan Anda biasanya dapat terlihat seperti ini: “Dear Joe,” atau “Dear Barb,” kecuali jika Anda merasa lebih formal: “Dear Mr. Selmon,” atau “Dear Dr. Bennet.”
- Sebagai penutup, ucapkan terima kasih untuk terakhir kalinya dan gunakan nama depan dan belakang Anda: “Terima kasih, Steve Caraway.”
Langkah 3. Gunakan tidak lebih dari 3-4 paragraf, masing-masing 2-3 kalimat
Dalam hal menulis tindak lanjut, langsung ke intinya dan cepat sampai di sana! Ini tidak berarti menulis hanya satu kalimat, tetapi itu berarti membuat email yang disederhanakan tanpa konten yang berlebihan. Buat paragraf yang ramping dan bersih di sepanjang baris berikut (atau serupa):
- Salam
- Paragraf 1: ucapan terima kasih dan pernyataan yang jelas bahwa Anda menindaklanjuti.
- Paragraf 2: rekap cepat detail kontak Anda.
- Paragraf 3: penegasan kembali minat atau keinginan Anda dengan cepat.
- Paragraf 4: pernyataan bahwa Anda “menunggu” pembaruan atau bahwa itu “akan dihargai.”
- Penutupan
Langkah 4. Berikan semua info relevan yang dibutuhkan penerima
Pastikan orang lain harus melakukan sesedikit mungkin untuk memberi Anda tindak lanjut. Satu-satunya alasan mereka belum menghubungi Anda mungkin karena mereka sibuk. Jadi, jika mereka harus melihat kembali catatan atau file mereka untuk mendapatkan info tentang interaksi Anda sebelumnya, kemungkinan besar mereka akan memutuskan bahwa waktu mereka juga tidak layak untuk menghubungi Anda sekarang.
- Jika Anda melakukan wawancara, sebutkan tanggal dan waktu tertentu, nama posisi, dan rekap wawancara yang sangat cepat atau anekdot atau episode yang dipilih dari wawancara tersebut. Misalnya: “Saya menulis untuk menindaklanjuti wawancara kami Senin lalu tanggal 23 siang. Anda mungkin ingat bahwa saya sangat ingin berbicara tentang posisi manajer penjualan sehingga saya hampir menumpahkan kopi saya ke meja Anda!”
- Pastikan untuk memberikan info yang jelas untuk setiap bentuk kontak yang Anda inginkan agar mereka memiliki opsi untuk digunakan: email, telepon/teks, surat, dll.
Metode 3 dari 3: Menjadi Jelas, Ringkas, dan Penuh Hormat
Langkah 1. Ucapkan terima kasih kepada penerima dan nyatakan bahwa Anda menindaklanjutinya sejak awal
Jangan mengubur fakta bahwa Anda menulis tindak lanjut di tengah email. Alih-alih, beri tahu orang itu segera mengapa Anda menjangkau mereka-dan tunjukkan penghargaan kepada mereka saat Anda melakukannya!
Cobalah sesuatu seperti ini: “Sekali lagi terima kasih telah meluangkan waktu untuk bertemu dengan saya Kamis lalu. Saya menulis untuk menindaklanjuti pertemuan itu dan pemikiran Anda tentang proposal saya.”
Langkah 2. Tutup kembali interaksi Anda dan tegaskan kembali minat Anda dengan cepat
Beri dia penyegaran pada kontak Anda sebelumnya, terutama dalam skenario bisnis ketika Anda tahu orang lain telah menangani banyak wawancara, rapat, dan sebagainya. Pastikan mereka segera mengingat siapa Anda dan apa yang Anda diskusikan.
Misalnya: “Dengan senang hati saya mempresentasikan rencana saya untuk merampingkan operasi penagihan Anda, dan saya berharap Anda berbagi antusiasme saya untuk bekerja sama dalam mengimplementasikannya.”
Langkah 3. Bersikaplah langsung dan sopan, tidak memaksa, meminta maaf, atau pasif-agresif
Jangan malu untuk mengikuti! Adalah hal yang baik untuk mengkonfirmasi minat dan keinginan Anda untuk mengetahui di mana Anda berdiri, selama Anda melakukannya dengan sopan dan hormat. Ingatlah bahwa Anda tidak berutang tanggapan atas persyaratan Anda, namun buat permintaan, bukan permintaan.
- Gunakan nada seperti ini: “Saya menantikan posisi saya sehubungan dengan posisi penjangkauan komunitas.”
- Jangan memaksa: "Anda berjanji akan memberikan tanggapan kemarin, dan saya perlu mendengar kabar dari Anda sesegera mungkin."
- Jangan pasif-agresif, baik: "Saya kira saya tidak mendapatkan pekerjaan karena Anda tidak pernah kembali kepada saya, tapi saya ingin konfirmasi itu."
Langkah 4. Tunjukkan dan beri tahu penerima bahwa Anda menghargai waktu mereka
Menggunakan baris subjek yang jelas dan langsung ke inti email Anda menunjukkan rasa hormat terhadap waktu orang lain. Ini juga merupakan ide yang baik untuk secara khusus menyatakan satu atau dua kali dalam pesan bahwa Anda menghargai waktu yang mereka dedikasikan untuk Anda. Melakukannya secara berlebihan dengan sanjungan tidak perlu atau bahkan membantu, tetapi menunjukkan rasa hormat selalu meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan respons yang cepat.
- Misalnya: "Saya tahu Anda benar-benar sibuk sepanjang tahun ini dan saya menghargai waktu yang Anda habiskan untuk berinteraksi dengan saya."
- Atau: “Sekali lagi terima kasih telah meluangkan waktu untuk menjawab pertanyaan saya Kamis lalu. Saya hanya punya satu permintaan cepat lagi.”
- Jika orang tersebut terlalu sibuk untuk kembali kepada Anda, menunjukkan dan memberi tahu mereka betapa Anda menghargai waktu mereka adalah cara yang bagus untuk membujuk mereka agar merespons!
