Artikel wikiHow ini akan mengajarkan kepada Anda cara menggunakan fitur "Mail Merge" di Microsoft Word. Mail Merge memungkinkan Anda menggunakan spreadsheet informasi kontak untuk menetapkan alamat, nama, atau informasi lain yang berbeda secara otomatis ke setiap salinan dokumen. Ini berguna saat mempersonalisasi buletin atau pernyataan, karena Anda tidak perlu menulis dengan tangan nama atau alamat setiap orang di bagian atas setiap dokumen.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Membuat Lembar Kontak
Langkah 1. Buka Microsoft Excel
Ikon aplikasi Microsoft Excel menyerupai "X" putih dengan latar belakang hijau tua. Halaman "Baru" Excel akan terbuka.
Jika Anda sudah memiliki lembar kontak di Excel, lanjutkan untuk mengimpor kontak Excel saja
Langkah 2. Klik Buku kerja kosong
Tombol ini berada di pojok kiri atas halaman "Baru". Ini akan membuka dokumen Excel baru yang kosong.
Langkah 3. Tambahkan header kontak Anda
Mulai di sel A1 dan bergerak ke kanan dari sana, masukkan tajuk berikut:
- FirstName - Nama depan kontak Anda akan ada di kolom ini (sel A1).
- LastName - Nama belakang kontak Anda akan ada di kolom ini (sel B1).
- Telp - Nomor telepon kontak Anda akan masuk ke kolom ini (sel C1).
- StreetAddress - Alamat jalan kontak Anda akan masuk di kolom ini (sel D1).
- Kota - Kota tempat tinggal kontak Anda akan dicantumkan di kolom ini (sel E1).
- Negara Bagian - Negara tempat tinggal kontak Anda akan dicantumkan di kolom ini (sel F1).
- ZIP - Kode ZIP kontak Anda akan masuk ke kolom ini (sel G1).
- Email - Alamat email kontak Anda akan masuk ke kolom ini (sel H1).
Langkah 4. Masukkan informasi kontak Anda
Mulai di kolom A, sel 2, mulai masukkan informasi kontak untuk setiap orang yang ingin Anda buatkan gabungan suratnya.
Pastikan bahwa informasi ini akurat sebelum melanjutkan
Langkah 5. Simpan dokumen Anda
Untuk melakukannya:
- Jendela - Klik Mengajukan, klik Simpan Sebagai, klik dua kali PC ini, klik lokasi penyimpanan di sisi kiri jendela, ketik nama dokumen ke dalam kotak teks "Nama file", dan klik Menyimpan.
- Mac - Klik Mengajukan, klik Simpan Sebagai…, masukkan nama dokumen di bidang "Simpan Sebagai", pilih lokasi penyimpanan dengan mengklik kotak "Di mana" dan mengklik folder, dan klik Menyimpan.
- Ingatlah lokasi penyimpanan yang Anda pilih-Anda harus menemukan spreadsheet Excel nanti.
Langkah 6. Tutup Excel
Klik x di pojok kanan atas Excel (Windows) atau lingkaran merah di pojok kiri atas (Mac). Anda sekarang dapat melanjutkan untuk membuat gabungan surat di Microsoft Word.
Bagian 2 dari 3: Mengimpor Kontak ke Word
Langkah 1. Buka Microsoft Word
Ikon aplikasi Word terlihat seperti "W" putih dengan latar belakang biru tua. Seperti Excel, halaman "Baru" akan terbuka.
Jika Anda memiliki dokumen Microsoft Word tempat Anda ingin mengimpor kontak Excel, Anda dapat mengklik dua kali dokumen tersebut untuk membukanya dan melewati langkah berikutnya
Langkah 2. Klik Dokumen kosong
Kotak putih ini berada di pojok kiri atas halaman. Dokumen Microsoft Word kosong akan terbuka.
Langkah 3. Klik tab Surat
Tab ini berada di bagian atas jendela Microsoft Word. Toolbar akan muncul tepat di bawah deretan tab di sini.
Langkah 4. Klik Pilih Penerima
Itu ada di bagian "Mulai Gabungan Surat" di surat-menyurat bilah alat. Setelah itu, menu tarik-turun akan ditampilkan.
Langkah 5. Klik Gunakan Daftar yang Ada…
Anda akan menemukan opsi ini di menu tarik-turun. Sebuah jendela baru akan terbuka.
- Jika Anda ingin menggunakan kontak Outlook, Anda dapat memilih Pilih dari Kontak Outlook pilihan di menu tarik-turun.
- Anda juga dapat mengetikkan daftar informasi kontak sementara ke dalam Word dengan memilih Ketik Daftar Baru pilihan. Ini berguna ketika Anda hanya perlu membuat beberapa informasi kontak.
Langkah 6. Pilih lembar kontak Microsoft Excel Anda
Di sisi kiri jendela, klik folder tempat Anda menyimpan lembar Excel, lalu klik lembar Excel untuk memilihnya.
Langkah 7. Klik Buka
Tombol ini berada di pojok kanan bawah jendela.
Langkah 8. Konfirmasi keputusan
Klik nama lembar Excel di jendela pop-up, lalu klik oke di bagian bawah jendela. Lembar Excel Anda akan dipilih sebagai lokasi dari mana kontak Anda akan dimuat.
Pastikan kotak centang "Data baris pertama berisi header kolom" di bagian bawah jendela ini dicentang
Bagian 3 dari 3: Menggunakan Gabungan Surat
Langkah 1. Pergi ke tempat di mana Anda ingin memasukkan informasi kontak
Temukan tempat di mana Anda ingin menyisipkan informasi kontak (misalnya, bagian atas dokumen) dan klik untuk menempatkan kursor di sana.
Langkah 2. Klik Sisipkan Bidang Gabung
Ini adalah opsi di bagian "Tulis & Sisipkan Bidang" di surat-menyurat tab. Menu tarik-turun akan muncul.
Anda mungkin harus mengklik surat-menyurat tab lagi sebelum melakukan ini.
Langkah 3. Pilih jenis informasi
Di menu tarik-turun, klik nama salah satu tajuk dari dokumen Excel Anda untuk menyisipkannya.
Misalnya, Anda akan mengklik Nama depan di menu tarik-turun jika Anda ingin menyisipkan tag untuk nama depan kontak.
Langkah 4. Tambahkan informasi lain jika perlu
Ini mungkin termasuk alamat kontak, nama belakang, nomor telepon, dan sebagainya.
Langkah 5. Klik Selesai & Gabungkan
Itu ada di sisi paling kanan dari surat-menyurat bilah alat tab. Ini meminta menu tarik-turun.
Langkah 6. Pilih opsi penggabungan
Klik salah satu dari berikut ini:
- Edit Dokumen Individu - Membuka setiap dokumen penerima, memungkinkan Anda mempersonalisasi dokumen lebih lanjut.
- Cetak Dokumen… - Memungkinkan Anda untuk mencetak salinan dokumen Anda untuk setiap individu yang tercantum dalam lembar kontak Anda.
- Kirim Pesan Email… - Memungkinkan Anda mengirim dokumen sebagai email. Alamat email kontak akan dipilih sebagai alamat email tujuan.
Langkah 7. Ikuti petunjuk di layar
Bergantung pada opsi yang Anda pilih, Anda akan memiliki formulir tambahan untuk ditinjau (misalnya, jika Anda memilih Surel, Anda harus memasukkan subjek lalu klik oke). Melakukannya akan menyelesaikan proses penggabungan surat.
