Apakah Anda takut PowerPoint Anda akan membuat audiens Anda tertidur? Atau Anda akan memulai presentasi Anda hanya untuk menyadari bahwa setengah slide Anda tidak ada gunanya? Anda mungkin pernah merasakan PowerPoint yang membosankan, dan sekarang Anda yakin bahwa presentasi Anda akan lebih baik. Dengan beberapa penyesuaian yang mudah, Anda dapat memiliki PowerPoint yang efektif yang akan membantu dan menarik audiens Anda.
Langkah
Metode 1 dari 4: Membuat Konten Anda
Langkah 1. Tulis pidato Anda sebelum Anda mulai membuat PowerPoint
Sulit untuk membuat presentasi jika Anda tidak tahu apa yang ingin Anda katakan. Pikirkan apa yang Anda rencanakan untuk dikatakan dan bagi menjadi beberapa bagian. Kemudian, buatlah garis besar atau buat catatan untuk diri Anda sendiri. Anda bahkan dapat membuat skrip pendek.
Gunakan kerangka atau catatan Anda untuk membantu Anda memutuskan apa yang perlu disertakan dalam slide Anda
Langkah 2. Sesuaikan informasi agar sesuai dengan audiens Anda
Anda mungkin akan membuat presentasi yang sangat berbeda untuk kelas siswa sekolah menengah versus sekelompok eksekutif bisnis, meskipun topiknya sama. Pertimbangkan usia rata-rata dan latar belakang anggota audiens Anda saat menulis slide Anda. Presentasikan ide-ide Anda dengan cara yang mudah dicerna oleh mereka.
- Jika audiens Anda kurang memiliki latar belakang pengetahuan tentang topik Anda, hindari menggunakan jargon dan luangkan lebih banyak waktu untuk menjelaskan konsep yang perlu mereka pahami.
- Jika Anda berbicara dengan orang yang tahu banyak tentang topik Anda, Anda mungkin tidak perlu menyertakan banyak latar belakang dan mungkin boleh menggunakan beberapa jargon umum.
- Untuk audiens dengan latar belakang campuran, Anda mungkin menyertakan sedikit informasi latar belakang seperlunya tetapi mungkin tetap minimal sehingga audiens yang sangat berpengetahuan tidak bosan.
Langkah 3. Sertakan hanya informasi penting untuk meningkatkan keterbacaan
Anda mungkin ingin memberikan informasi sebanyak mungkin kepada audiens Anda, tetapi mereka akan kesulitan membaca slide yang penuh dengan teks. Jangan khawatir tentang menulis kalimat lengkap atau mencantumkan setiap detail. Cukup sertakan sorotan, seperti poin utama, data, dan konsep utama Anda.
- Katakanlah Anda sedang memberikan presentasi yang menjelaskan hasil survei yang Anda lakukan di taman lokal. Slide Anda mungkin menyertakan poin-poin yang mengatakan, "Survei dilakukan selama 3 bulan," "Hanya orang dewasa yang disertakan," "62% menginginkan peralatan bermain baru," dan "32% ingin memasang splash pad."
- Presentasi Anda tidak boleh mencakup semua yang ingin Anda katakan.
Langkah 4. Batasi diri Anda hingga 5 baris teks per slide dengan hingga 6-8 kata per baris
Anda ingin audiens Anda mendengarkan apa yang Anda katakan, bukan membaca paragraf informasi di slide Anda. Slide terpanjang Anda harus dibatasi 5 baris, dengan sebagian besar slide Anda memiliki 2 hingga 4 baris teks. Pilih kata-kata Anda dengan hati-hati sehingga audiens hanya melihat apa yang perlu mereka ingat dari presentasi Anda.
Ini berarti slide Anda tidak boleh memiliki lebih dari 40 kata
Metode 2 dari 4: Merancang Presentasi Anda
Langkah 1. Terapkan template konsisten yang memiliki skema warna minimalis
Jangan terlalu menekankan tema Anda. Anda tidak memerlukan palet warna yang rumit atau desain yang unik untuk membuat PowerPoint yang menarik. Kebanyakan orang menyukai format sederhana yang enak dipandang. Pilih template yang mencakup 2-3 warna dan desain sederhana.
- Saat Anda membuka presentasi PowerPoint baru, tab template akan terbuka secara otomatis. Anda dapat memilih template unggulan atau mencari gaya tertentu. Yang terbaik adalah mengatur template sebelum Anda melakukan hal lain, karena mengubah template Anda dapat memindahkan posisi teks dan gambar yang ada.
- Misalnya, Anda dapat memilih template yang memiliki batas sederhana dan menggunakan skema warna hitam dan kuning atau merah marun dan putih. Jika Anda mewakili sebuah organisasi, Anda dapat menggunakan warna mereka.
- Presentasi PowerPoint biasanya dalam lanskap, jadi umumnya yang terbaik adalah tidak mengalihkan orientasi slide Anda ke potret.
Langkah 2. Pilih warna kontras untuk latar belakang dan teks agar mudah dibaca
Memilih warna yang salah dapat membuat slide Anda sulit dibaca. Jika latar belakang Anda berwarna gelap, pilih warna terang untuk font Anda. Jika Anda menggunakan warna terang untuk latar belakang Anda, gunakan font gelap. Gunakan warna yang sama pada semua slide.
- Biasanya tidak masalah menggunakan warna default untuk tema yang Anda pilih. Namun, Anda mungkin memutuskan untuk mengubahnya jika teks menyatu dengan latar belakang.
- Anda dapat mengubah warna menggunakan kotak warna pada bilah alat di bagian atas layar.
- Misalnya, Anda dapat menggunakan teks putih pada latar belakang merah marun atau teks hitam pada latar belakang putih. Secara umum, teks terang dengan latar belakang gelap paling mudah dibaca.
- Selalu gunakan latar belakang yang solid. Cetakan dan desain mungkin terlihat bagus, tetapi membuat audiens Anda lebih sulit membaca teks Anda.
- Jangan pernah menggunakan warna merah dan hijau bersama-sama atau biru dan kuning bersama-sama, karena orang yang buta warna tidak akan dapat membaca materi.
Langkah 3. Pilih font yang jelas dan dapat dibaca untuk judul dan teks isi Anda
Tidak apa-apa menggunakan satu font untuk seluruh presentasi Anda, tetapi Anda mungkin lebih suka menggunakan font heading untuk judul slide Anda dan font teks untuk informasi di badan slide Anda. Namun, tahan keinginan untuk menggunakan beberapa font untuk berbagai jenis informasi, karena dapat membuat presentasi Anda terlihat tidak profesional dan dapat membingungkan audiens.
- Seperti halnya warna, Anda mungkin memutuskan untuk menggunakan font default yang disertakan dengan tema yang Anda pilih. Namun, pastikan ukuran font tidak terlalu kecil.
- Anda akan melihat menu tarik-turun untuk gaya font dan ukuran font di sepanjang bilah alat di bagian atas layar. Klik pada menu untuk memilih gaya dan ukuran yang Anda inginkan.
- Font sans serif seperti Arial dan Helvetica adalah yang paling mudah dibaca dalam tayangan slide, jadi ini adalah pilihan yang bagus. Anda dapat menggunakan Arial untuk judul Anda dan Helvetica untuk teks isi Anda.
- Jangan gunakan font yang lucu atau konyol, seperti Comic Sans. Mereka dapat membuat PowerPoint Anda kurang efektif dengan merusak pesan Anda.
Langkah 4. Atur font Anda antara 24 pt dan 48 pt sehingga terlihat
Saat Anda melihat presentasi Anda di layar komputer, font kecil terlihat bagus. Namun, setelah presentasi Anda diproyeksikan di layar, font itu mungkin terlalu kecil untuk dibaca oleh sebagian besar audiens Anda. Selalu atur font Anda ke setidaknya 24 pt sehingga orang dapat melihat teks Anda, dan gunakan ukuran font yang sama untuk semua slide Anda.
- Untuk melihat apakah font Anda cukup besar, berdirilah sekitar 6 kaki (1,8 m) dari monitor komputer Anda dan lihat apakah Anda dapat membaca font tersebut.
- Pertimbangkan berapa banyak orang yang akan menjadi audiens Anda saat mengatur font. Jika Anda memberikan presentasi di ruang konferensi kecil, font 24 pt kemungkinan akan terlihat bagus. Namun, jika Anda melakukan presentasi di auditorium besar, Anda mungkin perlu menggunakan font 48 pt.
Langkah 5. Sejajarkan teks Anda ke kiri agar mudah dibaca
Meskipun tidak ada aturan bahwa Anda tidak dapat memusatkan teks Anda, biasanya lebih mudah bagi audiens Anda untuk membaca teks jika itu rata ke kiri. Dengan cara ini poin-poin akan berbaris rapi. Jika Anda ingin teks Anda berada di tengah halaman, cukup kecilkan ukuran kotak teks Anda dan gunakan mouse Anda untuk memindahkan kotak di tengah slide.
Anda juga dapat mengisi ruang kosong pada slide Anda dengan gambar
Langkah 6. Gunakan teks tebal atau diperbesar untuk judul atau fakta kunci
Tidak apa-apa untuk melewati ini, tetapi Anda mungkin memiliki beberapa poin atau data yang ingin Anda soroti dalam presentasi Anda. Jika demikian, lanjutkan dan tebalkan teks itu atau perbesar sedikit agar menonjol. Pastikan untuk menggunakan ini seminimal mungkin sehingga audiens mengetahui bahwa teks yang disorot itu penting.
- Sebagai contoh, Anda dapat menebalkan statistik apa pun yang Anda gunakan dalam presentasi Anda. Anda dapat menulis, “Hingga 64% siswa meningkatkan nilai ujian mereka.”
- Demikian pula, Anda dapat menggunakannya untuk menyorot kata-kata tertentu, seperti, “Mayoritas Sangat Puas dengan layanan taman.”
Langkah 7. Pilih transisi slide dasar yang tidak mengganggu
Anda memiliki begitu banyak transisi yang menyenangkan untuk dipilih dan mungkin tergoda untuk membuat slide Anda terbang, menghilang, atau berputar ketika Anda mengklik ke slide berikutnya. Namun, audiens merasa ini mengganggu setelah beberapa slide, dan itu dapat mengalihkan perhatian dari pesan Anda. Sebagai gantinya, pilih satu transisi sederhana untuk beralih dari slide ke slide.
- Anda dapat memilih dan mengubah transisi dengan mengklik tab transisi di bagian atas layar. Saat menu terbuka, klik transisi yang ingin Anda coba lihat pratinjaunya.
- Transisi fade adalah pilihan yang bagus. Saat Anda mengklik ke slide berikutnya, sisi Anda saat ini akan menghilang untuk menampilkan slide baru.
- Anda juga dapat mencoba transisi sampul, di mana slide baru tampak bergerak di depan slide lama.
Langkah 8. Batasi animasi dan efek suara untuk tampilan yang lebih profesional
Anda mungkin pernah melihat presentasi di mana kata-kata memantul ke layar atau bel berbunyi saat slide berubah. Namun, presentasi Anda akan lebih efektif jika Anda menjaga desain Anda tetap sederhana. Hanya gunakan fitur ini jika Anda ingin menyorot slide atau informasi tertentu.
Anda mungkin menggunakan animasi pada satu slide yang sangat penting untuk presentasi Anda. Misalnya, jika Anda menggunakan bagan untuk menyajikan beberapa data, Anda mungkin menyertakan efek suara hanya pada slide bagan
Metode 3 dari 4: Menempatkan Konten Anda di Slide Anda
Langkah 1. Rencanakan untuk menghabiskan sekitar 1 menit pada setiap slide
Anda tidak ingin mengubah slide terlalu sering karena audiens Anda mungkin kehilangan fokus. Secara umum, Anda membutuhkan sekitar 1 slide untuk setiap menit presentasi Anda. Sertakan informasi yang cukup pada setiap slide untuk mengisi menit itu.
- Jumlah info yang Anda butuhkan pada setiap slide akan bergantung pada apa yang ingin Anda katakan. Pertimbangkan berapa banyak penjelasan yang akan Anda berikan tentang setiap poin untuk membantu Anda memutuskan berapa banyak info yang akan disertakan pada setiap slide.
- Anda tidak perlu menghabiskan tepat 1 menit pada setiap slide, tetapi gunakan ini sebagai pedoman kasar. Tidak apa-apa untuk menghabiskan 45 detik pada 1 slide dan 90 detik pada slide lainnya. Namun, cobalah untuk menghindari slide yang hanya Anda habiskan selama 20 hingga 30 detik.
- Anda berisiko kehilangan perhatian audiens setiap kali Anda mengubah slide, jadi Anda tidak ingin melakukannya terlalu sering.
Langkah 2. Minimalkan penggunaan tanda baca karena akan mengacaukan slide Anda
Anda mungkin khawatir menggunakan tata bahasa yang buruk dalam presentasi Anda, tetapi PowerPoint berbeda dari esai atau laporan. Jangan khawatir tentang menempatkan koma atau titik di akhir daftar peluru. Selain itu, cobalah untuk mengurangi kalimat yang panjang sehingga tidak memerlukan tanda baca. Tidak apa-apa untuk memiliki fragmen kalimat di PowerPoint.
Jika Anda menggunakan banyak tanda baca, Anda mungkin memiliki terlalu banyak informasi di slide Anda. Kembali dan lihat apa yang bisa Anda potong untuk turun ke hal-hal penting
Langkah 3. Jangan gunakan huruf besar semua kecuali pada judul
Anda mungkin berpikir bahwa penggunaan huruf besar pada seluruh kata atau frasa menekankan pentingnya kata-kata tersebut, tetapi lebih sulit bagi audiens Anda untuk membaca teks yang menggunakan huruf kapital semua. Selain itu, orang biasanya menganggap teks berhuruf besar sebagai teriakan. Gunakan kasus kalimat untuk semua teks blok Anda pada slide sehingga mudah dibaca.
Ingat, Anda selalu dapat menebalkan kata-kata penting untuk menarik perhatian
Langkah 4. Gunakan daftar peluru untuk menyajikan poin-poin penting
Daftar peluru adalah roti dan mentega dari presentasi PowerPoint. Sebagian besar slide Anda akan terdiri dari daftar peluru kata dan frasa. Cobalah untuk memasukkan sekitar 2-4 poin kunci per slide.
Jika Anda membandingkan atau mengontraskan suatu topik, Anda dapat membuat 2 kolom di slide Anda. Idealnya, batasi setiap kolom menjadi 3-4 poin agar tetap mudah dibaca
Langkah 5. Tampilkan data dalam diagram atau grafik agar mudah dipahami
Tidak apa-apa jika presentasi Anda tidak memiliki bagan atau grafik, tetapi gunakan jika Anda bisa. Bagan atau grafik yang bagus akan meningkatkan profesionalisme presentasi Anda, dan Anda dapat dengan mudah membuatnya di PowerPoint. Dedikasikan slide penuh ke bagan atau grafik jika Anda menggunakannya.
- Misalnya, Anda dapat menggunakan diagram batang untuk menunjukkan peningkatan penjualan, atau diagram lingkaran untuk menunjukkan dukungan untuk suatu posisi.
- Jangan gunakan lebih dari 4 warna pada bagan karena slide Anda akan terlihat terlalu sibuk.
Langkah 6. Sertakan gambar atau clip-art berkualitas tinggi untuk menyeimbangkan slide
Jika Anda ingin memukau audiens Anda, sebagian besar slide Anda harus menyertakan gambar. Pilih foto yang menggambarkan atau mewakili ide Anda. Posisikan mereka di seberang teks Anda atau di ruang negatif pada slide Anda. Gunakan gambar Anda untuk mengilustrasikan apa yang ada di slide Anda atau untuk mengganti teks.
- Gunakan 1 atau 2 gambar per slide, tetapi jangan gunakan lebih dari 2.
- Periksa apakah gambar Anda akan terlihat bagus saat diproyeksikan ke layar.
- Jangan gunakan gambar yang tidak sesuai dengan teks Anda karena dapat membingungkan audiens Anda. Misalnya, Anda mungkin menggunakan foto piknik jika Anda memberikan presentasi tentang taman, tetapi foto yang sama akan membingungkan jika Anda berbicara tentang perawatan kesehatan.
- Hati-hati saat menggunakan clip-art. Clip-art dasar mungkin terlihat ketinggalan zaman bagi sebagian audiens, jadi gunakan hanya gambar berkualitas.
Langkah 7. Sematkan video apa pun yang Anda gunakan agar mudah dilihat
Anda tidak perlu menggunakan video di PowerPoint Anda, jadi jangan khawatir tentang ini jika Anda belum memiliki rencana untuk menggunakannya. Namun, Anda mungkin ingin menggunakan video untuk mendukung ide Anda atau mengilustrasikan suatu poin. Jika demikian, sematkan ke dalam PowerPoint agar mudah diputar selama presentasi Anda. Dengan cara ini, Anda tidak perlu mengklik PowerPoint untuk menampilkan video.
Katakanlah Anda sedang melakukan presentasi tentang lakon Macbeth. Anda mungkin berencana untuk menggunakan klip video dari adegan-adegan penting selama presentasi Anda. Menyematkannya akan memudahkan pemutaran klip saat Anda masih dalam mode presentasi
Metode 4 dari 4: Menyelesaikan PowerPoint Anda
Langkah 1. Koreksi presentasi Anda untuk memeriksa kesalahan ejaan dan kesalahan ketik
Setiap orang membuat kesalahan, jadi selalu mengoreksi apa yang Anda tulis sebelum Anda merilisnya ke dunia. Klik melalui slide Anda dalam mode presentasi sehingga Anda dapat melihat bagaimana tampilannya bagi audiens Anda. Telusuri setiap slide untuk memastikan judul dan teks blok semuanya benar.
- Pastikan untuk memperbaiki kesalahan apa pun.
- Jika Anda bisa, mintalah seseorang yang Anda percayai untuk mengoreksi presentasi juga. Mereka mungkin menangkap kesalahan yang tidak langsung Anda lihat.
Langkah 2. Latih pidato Anda sambil menggerakkan slide Anda maju mundur
Ini terdengar konyol, tetapi Anda mungkin tersandung selama presentasi Anda ketika saatnya untuk mengubah slide. Jalankan presentasi Anda beberapa kali untuk memastikan Anda dapat mengklik slide dengan lancar. Jangan melihat slide Anda saat memberikan presentasi, karena ini membuat audiens merasa seperti Anda sedang membacakannya. Alih-alih, lihat naskah atau catatan jika Anda tidak dapat melafalkan pidato Anda dari ingatan.
- Latih pidato Anda di depan cermin atau filmkan diri Anda sendiri sehingga Anda dapat melakukan perbaikan yang diperlukan. Selain itu, tentukan waktu sendiri jika Anda memiliki batas waktu.
- Sangat penting untuk maju dan mundur karena Anda mungkin memiliki audiens yang meminta Anda untuk kembali. Demikian pula, Anda dapat secara tidak sengaja melewatkan slide saat mengklik maju.
Langkah 3. Periksa apakah Anda dapat melihat teks dari jauh jika memungkinkan
Anda telah melakukan semua yang Anda bisa untuk memastikan presentasi Anda sempurna, tetapi Anda masih dapat menemukan slide yang buram. Jika Anda bisa, tinjau PowerPoint Anda di layar proyektor sebelum Anda memberikan presentasi. Periksa kembali apakah slide Anda mudah dibaca bahkan dari belakang ruangan. Jika Anda tidak dapat melihatnya, coba perbesar font atau perbesar proyeksi.
Cobalah untuk tidak khawatir jika Anda tidak dapat memeriksa presentasi Anda sebelumnya. Presentasi Anda kemungkinan besar akan baik-baik saja
Langkah 4. Hapus teks atau gambar yang sulit dilihat di layar proyektor
Terkadang gambar yang terlihat sempurna di layar komputer Anda berubah menjadi gumpalan buram saat Anda memproyeksikannya di layar. Demikian pula, teks mungkin mudah dibaca di komputer Anda tetapi mungkin berjalan bersama dalam mode presentasi. Jika Anda kesulitan membaca apa pun di slide Anda, hapus. Cobalah untuk menggantinya jika Anda punya waktu sebelum Anda dijadwalkan untuk memberikan presentasi.
Lebih baik memiliki ruang kosong di slide Anda daripada memiliki gambar atau kata-kata yang tidak dapat dibaca audiens Anda. Mereka mungkin akan terganggu saat mencoba melihat apa yang ada di slide
Langkah 5. Minta seseorang yang Anda percayai untuk menonton PowerPoint Anda dan berikan umpan balik
Dalam kebanyakan kasus, Anda tidak perlu khawatir tentang hal ini. Namun, Anda mungkin menginginkan umpan balik tambahan pada presentasi yang sangat penting. Cari seseorang yang mirip dengan demografi audiens Anda. Tunjukkan pada mereka presentasi Anda dan lihat apa yang mereka pikirkan.
- Misalnya, katakanlah Anda akan menjadi pembicara utama di penggalangan dana. Ini adalah presentasi yang cukup penting, jadi Anda mungkin ingin seseorang memeriksanya terlebih dahulu. Namun, Anda mungkin tidak memerlukan umpan balik pada setiap presentasi kerja yang Anda berikan.
- Jika orang tersebut memberikan kritik membangun yang masuk akal bagi Anda, Anda dapat merevisi PowerPoint Anda.
Tips
- Audiens Anda lebih cenderung mendengarkan pidato Anda dan membuat catatan jika Anda memiliki lebih sedikit teks di slide Anda.
- Pastikan Anda sering menyimpan pekerjaan Anda.
- Gunakan penarik perhatian untuk membuat pendengar tertarik pada subjek Anda.
- Hafalkan informasi Anda sehingga Anda tidak membaca presentasi. PowerPoint Anda harus mendukung pidato Anda seperti garis besar.
- Pastikan Anda dapat membaca semua slide sebelum memberikan pidato.
- Jangan gunakan font atau gambar konyol, karena dapat membuat Anda terlihat tidak profesional.
