Tampaknya sulit untuk menutup email bisnis yang penting. Ada begitu banyak cara untuk menyelesaikan pesan Anda! Namun, pada akhirnya, cara Anda menutup email akan bergantung pada beberapa faktor berbeda. Ini mungkin termasuk hal-hal seperti seberapa baik Anda mengenal orang yang Anda tuju, tujuan email, dan apakah email Anda adalah bagian dari rantai. Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini, buatlah kalimat terakhir yang sesuai. Kemudian pilih sign-off yang tepat, dan putuskan apa yang akan dimasukkan ke dalam tanda tangan Anda.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Menulis Catatan Penutup Anda
Langkah 1. Ingatkan penerima tentang tujuan email Anda
Ada banyak alasan untuk menulis email dalam pengaturan bisnis. Menentukan tujuan utama email akan membantu Anda menentukan cara terbaik untuk menyelesaikannya.
- Misalnya, jika Anda membuat permintaan, akhiri dengan sesuatu seperti, “Terima kasih atas waktu Anda”, atau “Terima kasih atas pertimbangan Anda”.
- Jika Anda menanggapi permintaan informasi atau bantuan, Anda dapat mengakhiri dengan "Saya harap ini membantu!" atau “Beri tahu saya jika ada cara lain yang bisa saya bantu.”
- Jika Anda mengatur pertemuan tatap muka, Anda mungkin mengakhirinya dengan sesuatu seperti, “Sampai jumpa minggu depan!”
Langkah 2. Gunakan nada yang sesuai untuk audiens Anda
Pikirkan tentang seberapa baik Anda mengenal orang yang Anda kirimi surat, hubungan seperti apa yang Anda miliki dengan mereka, dan apa yang ingin Anda capai. Email ke manajer tingkat atas atau klien baru yang penting mungkin harus lebih formal daripada email ke rekan kerja yang terkenal.
- Misalnya, jika Anda mengatur pertemuan dengan klien, pernyataan penutup yang baik mungkin seperti, “Saya menantikan pertemuan kita pada tanggal 24. Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi saya di 555-555-5555.”
- Di sisi lain, jika Anda mengatur pertemuan persahabatan dengan rekan kerja yang Anda kenal baik, mungkin baik-baik saja untuk mengakhiri dengan sesuatu seperti, “Kedengarannya bagus! Sampai jumpa besok!:)”
Langkah 3. Jangan sertakan pernyataan penutup jika email Anda adalah bagian dari rantai
Jika ini adalah email pertama Anda tentang topik yang sedang dibahas, atau jika itu adalah email yang sangat penting, mungkin ada baiknya untuk menyertakan ucapan terima kasih penutup atau "ajakan bertindak". Namun, singkatnya penting dalam email bisnis. Jika email Anda adalah bagian dari rantai panjang, Anda mungkin tidak perlu memasukkan apa pun di luar informasi yang paling penting.
Misalnya, jika Anda mengakhiri percakapan panjang melalui email dengan atasan Anda tentang suatu tugas, Anda mungkin tidak perlu mengatakan lebih dari, “Oke. Saya akan menyelesaikannya sebelum akhir hari pada hari Jumat. -M."
Bagian 2 dari 3: Memilih Sign-Off
Langkah 1. Pilih sign-off yang cocok dengan nada email Anda
Jika email Anda formal, tanda tangani dengan sesuatu seperti “Salam,” atau (untuk sentuhan yang lebih formal) “Hormat kami.” Untuk email yang kurang formal, Anda mungkin baik-baik saja menggunakan sesuatu seperti "Hati-hati" atau "Cheers."
Jika Anda pernah menerima email sebelumnya dari orang yang Anda tuju, Anda dapat melihat tanda tangan mereka dan mencocokkan nada Anda dengan mereka. Misalnya, jika mereka cenderung menandatangani dengan sesuatu seperti “Salam hangat”, Anda harus menandatangani dengan tingkat formalitas yang sama
Langkah 2. Gunakan tanda yang sesuai dengan tujuan Anda
Seperti kalimat penutup, sign-off juga dapat mencerminkan tujuan email Anda. Misalnya, jika Anda membuat permintaan sederhana atau secara singkat mengungkapkan rasa terima kasih atas sesuatu, Anda dapat menggunakan tanda seperti “Terima kasih banyak” atau “Terima kasih banyak” diikuti dengan tanda tangan Anda.
Langkah 3. Hindari sesuatu yang terlalu mesra
Kecuali Anda mengenal orang yang Anda tuju dengan baik, hindari sesuatu yang terlalu gaul, informal, atau penuh kasih sayang. Secara umum, hal-hal seperti "Cinta," "XOXO," atau "Pelukan" tidak boleh digunakan dalam email bisnis.
Langkah 4. Lewati sign-off dalam email singkat atau berantai
Jika email Anda adalah bagian dari rantai panjang, atau jika Anda mencoba mengomunikasikan sesuatu dengan sangat singkat dan cepat kepada rekan kerja, mungkin tidak perlu menyertakan tanda tangan sama sekali.
Jika Anda merasa tidak nyaman untuk melewatkan sign-off sama sekali, sign-off sederhana seperti –Bernice atau –B. seharusnya baik-baik saja untuk email singkat dan informal
Bagian 3 dari 3: Menandatangani Email Anda
Langkah 1. Sertakan informasi pengenal dasar Anda
Berapa banyak informasi yang Anda sertakan dalam tanda tangan Anda akan bergantung pada seberapa baik Anda mengenal koresponden Anda, dan seberapa sering Anda berkomunikasi dengan mereka.
- Email pertama kali mungkin harus menyertakan setidaknya nama lengkap, jabatan, tempat kerja, dan nomor telepon Anda.
- Saat berkomunikasi dengan rekan kerja atau seseorang yang sering Anda kirimi email, mungkin cukup untuk masuk dengan nama depan atau inisial Anda.
Langkah 2. Buat tanda tangan Anda singkat
Secara umum, sebaiknya jangan mengacaukan email bisnis dengan banyak teks dan gambar tambahan. Hindari menambahkan apa pun yang tidak perlu ke tanda tangan email Anda, seperti kutipan, grafik mencolok, atau banyak tautan.
Langkah 3. Siapkan tanda tangan otomatis
Jika Anda tidak ingin menuliskan jabatan dan informasi kontak Anda setiap kali Anda mengirim email penting, Anda mungkin ingin membuat tanda tangan yang dapat ditambahkan klien email Anda secara otomatis ke pesan Anda.
Beberapa program, seperti Outlook, memungkinkan Anda membuat banyak tanda tangan, sehingga Anda dapat memilih salah satu yang paling sesuai untuk email apa pun
Tips
-
Tanda tangan Anda akan terlihat seperti ini:
- Salam,
- Jane Doe, Analis Pasar
- MegaCorp
- 214-444-1234
- Sangat mudah di sebagian besar klien email seperti Outlook, dll. untuk menyiapkan tanda tangan yang dilampirkan ke setiap email secara otomatis.
Peringatan
- Mintalah orang lain untuk memeriksa kembali pekerjaan Anda jika memungkinkan. Tidak ada pengganti untuk proofreading yang tepat.
- Mengedit dan mengoreksi semua surat sebelum mengirimnya – yaitu, membaca untuk tata bahasa dan ejaan yang benar, dan menghapus kesalahan ketik. Ubah bahasa yang ambigu, misalnya kata dan frasa yang tidak jelas, atau yang memiliki makna ganda.
- Menggunakan pemeriksaan ejaan tidak sempurna karena perangkat lunak akan sering memasukkan kata yang dieja dengan benar tetapi bukan kata yang benar untuk konteksnya. Setelah "bankroll" diubah menjadi "blank roll" benar-benar mengubah arti kalimat. Anda juga harus mengandalkan pengetahuan Anda sendiri tentang seluk-beluk tata bahasa, karena saran perangkat lunak tidak selalu benar.
