Belajar menggunakan Gabungan Surat di Microsoft Word bisa menjadi tugas yang menakutkan jika Anda mencoba menggunakan Bantuan Microsoft. Kami akan menguraikan proses yang jauh lebih linier -- membuat file alamat di Excel, menggabungkan di Word, dan menambahkan maksud dan detail yang lebih halus. Proses sederhana ini dapat menghemat waktu berjam-jam dengan label, memastikan Anda tidak menggunakan tulisan tangan nanti!
Catatan: Ini untuk Office 2003; instruksi untuk versi lain mungkin berbeda.
Langkah
Langkah 1. Buat file alamat di Microsoft Excel dengan memasukkan nama dan alamat dengan cara berikut:
Langkah 2. Baris 1 harus memiliki judul sebelum Anda mulai menambahkan alamat dari baris 2 dan seterusnya
- Tempatkan nama depan di Kolom A.
- Tempatkan nama belakang di Kolom B.
- Tempatkan alamat jalan di Kolom C.
- Tempatkan kota atau kota kecil di Kolom D.
- Tempatkan county di Kolom E.
- Tempatkan kode pos di Kolom F.
- Simpan file. Ingat lokasi dan nama file.
- Tutup Excel.
Langkah 3. Buka Word dan pergi ke "Tools/Letters" dan "Mailings/Mail Merge"
Jika Task Pane tidak terbuka di sisi kanan layar, buka View/Task Pane dan klik di atasnya. Panel Tugas akan muncul
Langkah 4. Isi tombol radio Labels Di Task Pane
Langkah 5. Klik pada Label Options dan pilih label yang Anda gunakan dari daftar
Klik OK setelah Anda memilih.
Langkah 6. Klik Berikutnya:
"Pilih Penerima".
Langkah 7. Klik "Browse" dan telusuri ke file yang baru saja Anda simpan di Excel dan disimpan di My Documents
Buka file ini dan kotak dialog akan terbuka. Semua penerima harus dipilih secara default. Jika tidak, lakukan dan klik OK.
Langkah 8. Klik Berikutnya:
"Atur label Anda".
Langkah 9. Klik "Item lainnya
.." Biarkan bidang Database (kanan atas) dipilih dan klik bidang yang ingin Anda sisipkan. Klik bidang tersebut sesuai urutan yang akan muncul pada label. Ini biasanya Nama Depan, Nama Belakang, Alamat Jalan, Kota, Kabupaten, Pos kode. Abaikan fakta bahwa semuanya berakhir pada satu baris, setelah selesai memilih, Anda dapat menambahkan spasi dan carriage return di tempat yang Anda inginkan pada label. Saat Anda memasukkan semua bidang, klik OK. Jika Anda lupa satu tempat kursor di mana Anda ingin pergi (bidang di sebelah kanan kursor mungkin akan berubah menjadi abu-abu-tidak apa-apa), lalu klik "Item lainnya…" lagi dan pilih bidang yang ingin Anda tambahkan. Klik TUTUP pada jendela sekali Anda telah selesai memasukkan semua bidang yang Anda butuhkan.
Langkah 10. Tambahkan spasi dan carriage return agar label terlihat benar
Abaikan ketika bidang setelah lokasi untuk salah satu berubah menjadi abu-abu, ruang akan ditambahkan alih-alih mengganti bidang.
Langkah 11. Kami mendorong seluruh alamat sedikit ke kanan dengan "menambah indentasi" sekali
Ini tergantung pada ukuran label yang Anda gunakan, tetapi terlihat lebih baik!
Jika semuanya ada di tempat yang Anda inginkan, klik Perbarui Semua Label. Anda akan melihat bidang yang disalin ke semua label
Langkah 12. Klik Berikutnya:
"Pratinjau label Anda".
Langkah 13. Jika Anda puas klik Next:
"Selesaikan Penggabungan". Pada layar ini Anda dapat mengedit label individu atau mencetak. ada baiknya mengklik EDIT INDIVIDU LABEL dan mengklik SEMUA dan OK bahkan jika Anda senang dengannya sehingga Anda dapat mengakses semua halaman label.
Simpan file sebelum Anda melakukan hal lain
Langkah 14. Anda juga dapat menggunakan alat online komersial untuk melakukan penggabungan surat untuk membuat label
Keuntungannya adalah mereka bisa lebih mudah dan lebih cepat digunakan.
