Excel bagus untuk tabel data, tapi bagaimana Anda bisa memanipulasi dan mengaturnya sehingga memenuhi kebutuhan Anda? Alat Urutkan memungkinkan Anda mengurutkan kolom dengan cepat menurut berbagai format, atau membuat pengurutan kustom Anda sendiri untuk beberapa kolom dan tipe data. Gunakan fungsi Urutkan untuk mengatur data Anda secara logis dan membuatnya lebih mudah untuk dipahami dan digunakan.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Mengurutkan Secara Abjad atau Numerik
Langkah 1. Pilih data Anda
Anda bisa mengklik dan menyeret untuk memilih kolom yang ingin Anda urutkan, atau Anda bisa mengklik salah satu sel di kolom untuk mengaktifkannya dan membiarkan Excel memilih data secara otomatis.
Semua data Anda di kolom perlu diformat dengan cara yang sama untuk mengurutkan (yaitu teks, angka, tanggal)
Langkah 2. Temukan tombol Sortir
Ini dapat ditemukan di tab Data di bagian "Urutkan & Filter". Untuk melakukan sortir cepat, Anda akan menggunakan tombol "AZ↓" dan "AZ↑".
Langkah 3. Urutkan kolom Anda dengan mengklik tombol yang sesuai
Jika Anda mengurutkan angka, Anda dapat mengurutkan dari terendah ke tertinggi ("AZ↓") atau tertinggi ke terendah ("AZ↑"). Jika Anda mengurutkan teks, Anda dapat mengurutkan dalam urutan alfanumerik menaik ("AZ↓") atau urutan alfanumerik menurun ("AZ↑"). Jika Anda mengurutkan tanggal atau waktu, Anda dapat mengurutkan dari yang lebih awal ke yang lebih baru ("AZ↓") atau yang lebih baru ke yang lebih awal ("AZ↑").
Jika ada kolom data lain di sebelah kolom yang Anda urutkan, Anda akan ditanya apakah Anda ingin memasukkan data tersebut ke dalam pengurutan. Sortir akan tetap menjadi kolom yang awalnya Anda pilih, tetapi kolom data terkait akan diurutkan bersamanya
Langkah 4. Memecahkan masalah kolom yang tidak dapat diurutkan
Jika Anda mengalami kesalahan saat mencoba mengurutkan, kemungkinan besar penyebabnya adalah masalah pemformatan data.
- Jika Anda mengurutkan angka, pastikan semua sel diformat sebagai angka dan bukan teks. Angka dapat secara tidak sengaja diimpor sebagai teks dari program akuntansi tertentu.
- Jika Anda mengurutkan teks, kesalahan dapat muncul dari spasi awal atau pemformatan yang buruk.
- Jika Anda mengurutkan tanggal atau waktu, masalah biasanya berasal dari pemformatan data Anda. Agar Excel berhasil mengurutkan berdasarkan tanggal, Anda perlu memastikan bahwa semua data disimpan sebagai tanggal.
Bagian 2 dari 3: Mengurutkan dengan Beberapa Kriteria
Langkah 1. Pilih data Anda
Katakanlah Anda memiliki spreadsheet dengan daftar nama pelanggan serta kota tempat mereka berada. Untuk mempermudah hidup Anda, Anda ingin mengurutkan terlebih dahulu menurut abjad kota, lalu mengurutkan setiap pelanggan menurut abjad di setiap kota. Membuat pengurutan khusus dapat melakukan hal itu.
Langkah 2. Klik tombol Urutkan
Ini dapat ditemukan di bagian "Urutkan & Filter" pada tab Data. Jendela Urutkan akan terbuka, memungkinkan Anda membuat pengurutan khusus dengan beberapa kriteria.
Jika kolom Anda memiliki tajuk di sel pertama, seperti "Kota" dan "Nama", pastikan untuk mencentang kotak "Data saya memiliki tajuk" di sudut kiri atas jendela pengurutan
Langkah 3. Buat aturan pertama Anda
Klik menu "Urutkan menurut" untuk memilih kolom yang Anda inginkan. Dalam contoh ini, pertama-tama Anda akan mengurutkan berdasarkan kota, jadi pilih kolom yang sesuai dari menu.
- Tetap atur "Urutkan" ke "Nilai".
- Atur urutan ke "A ke Z" atau "Z ke A" tergantung pada bagaimana Anda ingin mengurutkan.
Langkah 4. Buat aturan kedua Anda
Klik tombol "Tambah Tingkat". Ini akan menambahkan aturan di bawah yang pertama. Pilih kolom kedua (Kolom Nama dalam contoh kita) lalu pilih urutan pengurutan (untuk kemudahan membaca, pilih urutan yang sama dengan aturan pertama Anda).
Langkah 5. Klik OK
Daftar Anda akan diurutkan sesuai dengan aturan Anda. Anda akan melihat kota terdaftar menurut abjad, dan kemudian nama pelanggan diurutkan menurut abjad di setiap kota.
Contoh ini sederhana dan hanya mencakup dua kolom. Namun, Anda dapat membuat pengurutan Anda serumit yang Anda inginkan, dan menyertakan banyak kolom
Bagian 3 dari 3: Mengurutkan berdasarkan Sel atau Warna Font
Langkah 1. Pilih data Anda
Anda bisa mengklik dan menyeret untuk memilih kolom yang ingin Anda urutkan, atau Anda bisa mengklik salah satu sel di kolom untuk mengaktifkannya dan membiarkan Excel memilih data secara otomatis.
Langkah 2. Klik tombol Urutkan
Tombol Urutkan dapat ditemukan di tab Data di bagian "Urutkan & Filter". Ini akan membuka jendela Sortir. Jika Anda memiliki kolom data lain di sebelah kolom yang Anda urutkan, Anda akan ditanya apakah Anda ingin menyertakan data tersebut dalam pengurutan.
Langkah 3. Pilih "Cell Color" atau "Font Color" di menu "Sort On"
Ini akan memungkinkan Anda untuk memilih warna pertama yang ingin Anda urutkan.
Langkah 4. Pilih warna mana yang ingin Anda urutkan terlebih dahulu
Di kolom "Pesanan", Anda dapat menggunakan menu tarik-turun untuk memilih warna mana yang ingin Anda tempatkan pertama atau terakhir dalam pengurutan. Anda hanya dapat memilih warna yang ada di kolom.
Tidak ada urutan default untuk penyortiran warna. Anda harus menentukan sendiri urutannya
Langkah 5. Tambahkan warna lain
Anda perlu menambahkan aturan lain untuk setiap warna di kolom yang Anda urutkan. Klik "Tambah Level" untuk menambahkan aturan lain ke pengurutan. Pilih warna berikutnya yang ingin Anda urutkan, lalu urutan yang ingin Anda urutkan.
Pastikan bahwa setiap pesanan sama untuk setiap aturan. Misalnya, jika Anda mengurutkan dari atas ke bawah, pastikan bagian "Pesan" untuk setiap aturan bertuliskan "Di Atas"
Langkah 6. Klik OK
Setiap aturan akan diterapkan satu per satu, dan kolom akan diurutkan berdasarkan warna yang Anda tetapkan.
Tips
- Coba urutkan data dengan cara yang berbeda; perspektif baru ini dapat menerangi berbagai aspek informasi.
- Jika spreadsheet Anda memiliki informasi total, rata-rata, atau ringkasan lainnya di bawah informasi yang perlu Anda urutkan, berhati-hatilah untuk tidak mengurutkannya juga.