Microsoft Access adalah program pembuatan database yang memungkinkan siapa saja untuk dengan mudah memelihara dan mengedit database. Sangat cocok untuk apa saja mulai dari proyek kecil hingga bisnis besar, dan merupakan program yang sangat visual. Ini membuatnya bagus untuk melakukan entri data, karena Anda tidak perlu bekerja dengan tabel dan spreadsheet.
Langkah
Bagian 1 dari 6: Membuat Database Baru
Langkah 1. Klik tab File dan Pilih "Baru"
Basis data adalah apa yang akan berisi semua data Anda dalam berbagai bentuknya. Anda dapat memilih untuk membuat database kosong, database web kosong, atau memilih dari berbagai template.
- Database kosong adalah database Access standar, dan bagus untuk penggunaan lokal. Membuat database kosong akan membuat satu tabel juga.
- Database web dirancang agar kompatibel dengan alat penerbitan web Access. Membuat database kosong akan membuat satu tabel juga.
- Template adalah database pra-bangun yang dirancang untuk berbagai penggunaan. Pilih template jika Anda tidak ingin menghabiskan banyak waktu untuk menyusun struktur database.
Langkah 2. Beri nama database Anda
Setelah Anda memilih jenis database, beri nama yang mencerminkan untuk apa. Ini akan sangat membantu jika Anda akan bekerja dengan beberapa database yang berbeda. Ketik nama file database Anda di kotak "Nama File". Pilih "Buat" untuk menghasilkan file database baru.
Bagian 2 dari 6: Menambahkan Data ke Database
Langkah 1. Tentukan struktur terbaik untuk data Anda
Jika Anda membuat database kosong, Anda pasti ingin memikirkan cara terbaik untuk mengatur data Anda, dan menambahkan struktur yang sesuai. Ada beberapa cara untuk memformat dan berinteraksi dengan data Anda di Access:
- Tabel – Ini adalah cara utama menyimpan data dalam database Anda. Tabel dapat dibandingkan dengan spreadsheet di Excel: data diatur dalam baris dan kolom. Karena itu, mengimpor data dari Excel dan program spreadsheet lainnya adalah proses yang relatif mudah.
- Formulir – Formulir adalah cara data ditambahkan ke database Anda. Meskipun Anda dapat memasukkan data ke dalam database langsung ke dalam tabel, menggunakan formulir memungkinkan entri data yang lebih cepat dan lebih visual.
- Laporan – Ini meringkas dan menampilkan data dalam database Anda. Laporan adalah untuk menganalisis data dan mengembalikan jawaban atas pertanyaan spesifik, seperti berapa banyak keuntungan yang diperoleh, atau di mana pelanggan berada. Ini biasanya dirancang untuk dicetak.
- Kueri – Ini adalah cara Anda mengambil dan memfilter data Anda. Anda dapat menggunakan kueri untuk menampilkan entri tertentu dari beberapa tabel. Anda juga dapat menggunakan kueri untuk membuat dan memperbarui data.
Langkah 2. Buat tabel pertama Anda
Jika Anda memulai database kosong, Anda akan secara otomatis memulai dengan tabel kosong. Anda dapat mulai memasukkan data Anda ke dalam tabel ini, baik dengan tangan atau dengan menyalin dan menempel dari sumber lain.
- Setiap bagian data harus diberi kolom (bidang) sendiri, sedangkan setiap record harus berupa baris terpisah. Misalnya, setiap baris akan menjadi pelanggan sementara setiap bidang akan menjadi bagian informasi yang berbeda tentang pelanggan tersebut (nama depan, nama belakang, alamat email, nomor telepon, dll.).
- Anda dapat mengganti nama label kolom untuk memudahkan mengetahui bidang apa. Klik dua kali judul kolom untuk mengubah nama.
Langkah 3. Impor data dari sumber lain
Jika Anda ingin mengimpor dari file atau lokasi yang didukung, Anda dapat mengatur Access untuk mengambil informasi dan menambahkannya ke database Anda. Ini berguna untuk mengambil data dari server web atau sumber daya bersama lainnya.
- Klik tab Data Eksternal.
- Pilih jenis file yang Anda impor. Di bagian “Impor dan Tautan”, Anda akan melihat beberapa opsi untuk tipe data. Anda dapat mengklik tombol More untuk melihat lebih banyak pilihan. ODBC adalah singkatan dari Open Database Connectivity, dan mencakup database seperti SQL.
- Arahkan ke lokasi data. Jika berada di server, Anda harus memberikan alamat server.
- Di jendela berikutnya, pilih "Tentukan bagaimana dan di mana Anda ingin menyimpan data dalam database saat ini." Pilih "Oke." Ikuti langkah-langkah untuk mengimpor data Anda.
Langkah 4. Tambahkan tabel lain
Anda akan ingin menyimpan catatan Anda yang berbeda di database yang berbeda. Ini akan membantu menjaga database Anda berjalan dengan lancar. Misalnya, Anda mungkin memiliki tabel informasi pelanggan dan tabel lain untuk informasi pesanan. Anda kemudian akan dapat menautkan informasi pelanggan ke dalam tabel informasi pesanan.
Di bagian Buat pada tab Beranda, klik tombol tabel. Sebuah tabel baru akan muncul di database Anda. Anda dapat memasukkan informasi dengan cara yang sama seperti yang Anda lakukan untuk tabel pertama
Bagian 3 dari 6: Mengatur Hubungan Tabel
Langkah 1. Pahami cara kerja tombol
Setiap tabel akan memiliki satu kunci utama yang unik untuk setiap entri. Secara default, Access membuat kolom ID yang bertambah jumlahnya untuk setiap entri. Ini ditetapkan sebagai kunci utama. Tabel juga dapat memiliki kunci asing. Ini adalah bidang yang ditautkan dengan tabel lain dalam database. Bidang yang ditautkan akan berisi data yang sama.
- Misalnya, di tabel Pesanan, Anda mungkin memiliki bidang ID Pelanggan untuk melacak pelanggan mana yang memesan produk mana. Anda dapat membuat hubungan untuk bidang tersebut dengan bidang ID di tabel Pelanggan Anda.
- Menggunakan hubungan membantu menjaga data Anda tetap konsisten, efisien, dan mudah dibaca.
Langkah 2. Klik tab Alat Database
Klik tombol Hubungan di bagian Hubungan. Ini akan membuka jendela baru dengan gambaran umum dari semua tabel dalam database. Setiap bidang akan dicantumkan di bawah nama tabelnya.
Anda harus membuat bidang untuk kunci asing sebelum Anda membuat hubungan. Misalnya, jika Anda ingin menggunakan ID Pelanggan di tabel Pesanan, buat bidang di tabel Pesanan yang disebut Pelanggan dan biarkan kosong. Pastikan formatnya sama dengan bidang yang Anda tautkan (dalam hal ini angka)
Langkah 3. Seret bidang yang ingin Anda gunakan sebagai kunci asing
Jatuhkan ke bidang yang Anda buat untuk kunci asing. Klik Buat di jendela yang muncul untuk mengatur hubungan untuk bidang. Sebuah garis akan muncul di antara dua tabel, menghubungkan bidang.
Centang kotak "Terapkan Integritas Referensial" saat membuat hubungan. Ini berarti bahwa jika data diubah dalam satu bidang, bidang lainnya diperbarui secara otomatis. Ini akan membantu menjaga data Anda tetap akurat
Bagian 4 dari 6: Membuat Pertanyaan
Langkah 1. Pahami peran kueri
Kueri adalah tindakan yang memungkinkan Anda melihat, menambahkan, dan mengedit data dalam database dengan cepat. Ada berbagai macam jenis kueri, mulai dari pencarian sederhana hingga pembuatan tabel baru berdasarkan data yang ada. Kueri adalah alat penting untuk membuat laporan.
Kueri dipecah menjadi dua jenis utama: Pilih dan Tindakan. Pilih kueri menarik data dari tabel dan dapat membuat perhitungan. Kueri tindakan dapat menambah, mengedit, dan menghapus data dari tabel
Langkah 2. Gunakan Panduan Kueri untuk membuat kueri Pilih dasar
Jika Anda ingin membuat kueri pemilihan dasar, gunakan Panduan Kueri untuk memandu Anda melalui langkah-langkahnya. Anda dapat mengakses Panduan Kueri dari tab Buat. Ini akan memungkinkan Anda untuk melihat bidang tertentu dari tabel.
Membuat Kueri Pemilihan dengan Kriteria
Langkah 1. Buka alat Desain Kueri
Anda dapat menggunakan kriteria untuk mempersempit kueri pemilihan dan hanya menampilkan informasi yang Anda butuhkan. Untuk memulai, klik tab Create dan pilih Query Deign.
Langkah 2. Pilih meja Anda
Kotak Perlihatkan Tabel akan terbuka. Klik dua kali tabel tempat Anda ingin menjalankan kueri, lalu klik Tutup.
Langkah 3. Tambahkan bidang yang akan diambil
Klik dua kali pada setiap bidang dalam tabel yang ingin Anda tambahkan ke kueri. Bidang akan ditambahkan ke kisi Desain.
Langkah 4. Tambahkan kriteria Anda
Anda dapat menggunakan beberapa tipe kriteria yang berbeda, seperti teks atau fungsi. Misalnya, jika Anda hanya ingin menampilkan harga yang lebih tinggi dari $50 dari bidang "Harga", Anda harus memasukkan
=50
ke dalam kriteria. Jika Anda hanya ingin menampilkan pelanggan dari Inggris, ketik
Inggris
ke kolom Kriteria.
Anda dapat menggunakan beberapa kriteria per kueri
Langkah 5. Klik Jalankan untuk melihat hasil Anda
Tombol Jalankan terletak di tab Desain. Hasil Query Anda akan ditampilkan di jendela. Tekan Ctrl + S untuk menyimpan kueri.
Membuat Kueri Pemilihan dengan Parameter
Langkah 1. Buka alat Desain Kueri
Kueri parameter akan memungkinkan Anda menentukan apa yang ingin Anda ambil setiap kali kueri dijalankan. Misalnya, jika Anda memiliki database dengan pelanggan dari berbagai kota, Anda dapat menjalankan kueri parameter untuk menanyakan kota mana yang ingin Anda tampilkan hasilnya.
Langkah 2. Buat kueri pemilihan dan tentukan tabelnya
Tambahkan bidang yang akan diambil dalam kueri dengan mengklik dua kali bidang tersebut di ikhtisar tabel.
Langkah 3. Tambahkan parameter ke bagian Kriteria
Parameter dilambangkan dengan “” di sekitar parameter. Teks di dalam tanda kurung akan ditampilkan di prompt yang muncul saat kueri dijalankan. Misalnya, untuk meminta kota, klik sel Kriteria untuk bidang kota, dan ketik
[Kota yang mana?]
Anda dapat mengakhiri parameter dengan "?" atau “:”, tetapi tidak dengan “!” atau "."
Langkah 4. Buat kueri multi-parameter
Anda dapat menggunakan beberapa parameter untuk membuat rentang khusus untuk hasil kueri Anda. Misalnya, jika bidangnya adalah bidang Tanggal, Anda dapat mengembalikan rentang tanggal dengan mengetik
Antara [Masukkan tanggal mulai:] Dan [Masukkan tanggal akhir:]
. Anda akan menerima dua perintah saat menjalankan kueri.
Membuat Query Make Table
Langkah 1. Klik tab Create dan pilih Query Design
Anda dapat menggunakan kueri untuk menarik data tertentu dari tabel yang ada dan membuat tabel baru dengan data ini. Ini sangat berguna jika Anda ingin berbagi bagian tertentu dari database Anda, atau membuat formulir tertentu untuk subset database Anda. Anda harus membuat kueri pemilihan reguler terlebih dahulu.
Langkah 2. Pilih tabel yang ingin Anda ambil datanya
Klik dua kali pada tabel yang ingin Anda tarik datanya. Anda dapat menarik dari beberapa tabel jika perlu.
Langkah 3. Pilih bidang yang ingin Anda ambil datanya
Klik dua kali setiap bidang yang ingin Anda tambahkan dari ikhtisar tabel. Ini akan ditambahkan ke kisi kueri Anda.
Langkah 4. Tetapkan kriteria Anda
Jika Anda ingin menentukan data tertentu dari bidang, gunakan bagian kriteria untuk mengatur filter. Lihat bagian “Membuat Kueri Pilihan dengan Kriteria” di atas untuk detail selengkapnya.
Langkah 5. Uji kueri Anda untuk memastikan bahwa kueri mengembalikan hasil yang Anda inginkan
Sebelum Anda membuat tabel Anda, jalankan kueri untuk memastikan bahwa itu menarik semua data yang benar. Sesuaikan kriteria dan bidang Anda hingga Anda mendapatkan semua data yang Anda inginkan.
Langkah 6. Simpan kueri
Tekan Ctrl + S untuk menyimpan kueri untuk digunakan nanti. Ini akan muncul di bingkai navigasi Anda di sisi kiri layar. Klik pada kueri untuk memilihnya lagi dan kemudian klik pada tab Desain.
Langkah 7. Klik tombol “Make Table” di grup Query Type
Sebuah jendela akan muncul menanyakan nama tabel baru Anda. Masukkan nama tabel dan klik OK.
Langkah 8. Klik tombol Jalankan
Tabel baru Anda akan dibuat dengan kueri yang Anda buat. Tabel akan muncul di bingkai navigasi Anda di sebelah kiri.
Membuat Kueri Penambahan
Langkah 1. Buka kueri yang dibuat sebelumnya
Anda bisa menggunakan kueri penambahan untuk menambahkan data ke tabel yang sudah ada dari tabel lain. Ini berguna jika Anda perlu menambahkan lebih banyak data ke tabel yang Anda buat dengan kueri buat tabel.
Langkah 2. Klik tombol Tambah di tab Desain
Ini akan membuka kotak dialog Tambahkan. Pilih tabel yang ingin Anda tambahkan.
Langkah 3. Ubah kriteria kueri Anda agar sesuai dengan apa yang ingin Anda tambahkan
Misalnya, jika Anda membuat tabel dengan kriteria "2010" untuk bidang Tahun, ubah ke tahun yang ingin Anda tambahkan, seperti "2011".
Langkah 4. Tetapkan di mana Anda ingin data ditambahkan
Pastikan untuk mengatur bidang yang benar untuk setiap kolom yang Anda tambahkan. Misalnya, saat menggunakan perubahan di atas, data harus ditambahkan ke bidang Tahun pada baris Tambahkan Ke.
Langkah 5. Jalankan kueri
Klik tombol Run pada tab Deign. Kueri akan dijalankan dan data akan ditambahkan ke tabel. Anda dapat membuka tabel untuk memverifikasi bahwa data telah ditambahkan dengan benar.
Bagian 5 dari 6: Membuat dan Menggunakan Formulir
Langkah 1. Pilih tabel yang ingin Anda buatkan formulirnya
Formulir memungkinkan Anda untuk dengan mudah melihat data untuk setiap bidang, serta dengan cepat beralih di antara catatan atau membuat yang baru. Formulir sangat penting untuk periode entri data yang lama, karena kebanyakan orang menganggapnya lebih mudah digunakan daripada tabel.
Langkah 2. Klik tombol Formulir di tab Buat
Ini akan membuat formulir berdasarkan bidang yang terdapat dalam tabel secara otomatis. Access melakukan pekerjaan yang cukup baik untuk membuat bidang secara otomatis dengan ukuran yang benar, tetapi Anda bisa mengubah ukuran dan memindahkan elemen apa pun pada formulir yang Anda inginkan.
- Jika Anda tidak ingin bidang tertentu ditampilkan pada formulir, Anda dapat mengeklik kanan bidang tersebut dan memilih Hapus.
- Jika tabel Anda memiliki hubungan, lembar data akan muncul di bawah setiap rekaman, memperlihatkan data yang terhubung. Anda dapat mengedit data yang terhubung dengan cara ini dengan lebih mudah. Misalnya, setiap perwakilan penjualan di database Anda mungkin memiliki database pelanggan yang dilampirkan ke catatan mereka.
Langkah 3. Arahkan formulir baru Anda
Tombol panah di bagian bawah bergerak dari rekaman ke rekaman. Bidang akan diisi oleh data rekaman Anda saat Anda beralih di antara mereka. Anda dapat menggunakan tombol di tepi untuk pindah ke rekaman pertama atau terakhir.
Langkah 4. Klik tombol lembar data untuk menggunakan tabel
Ini terletak di sudut kiri atas, dan akan memungkinkan Anda untuk mulai mengubah nilai tabel Anda dengan menggunakan formulir.
Langkah 5. Lakukan perubahan pada record yang ada
Anda dapat mengedit teks di bidang mana pun dari setiap catatan untuk mengubah data dalam tabel. Perubahan akan tercermin secara otomatis di tabel, serta di semua tabel yang terhubung.
Langkah 6. Tambahkan catatan baru
Klik tombol "Tambah Catatan" di dekat tombol navigasi untuk membuat catatan baru di akhir daftar. Anda kemudian dapat menggunakan bidang untuk memasukkan data ke dalam catatan kosong dalam tabel. Ini adalah cara yang jauh lebih mudah untuk menambahkan informasi baru daripada melalui tampilan tabel.
Langkah 7. Simpan formulir setelah selesai
Pastikan untuk menyimpan formulir Anda dengan menekan Ctrl + S sehingga Anda dapat dengan mudah mengaksesnya lagi nanti. Ini akan muncul di bingkai navigasi Anda di sisi kiri layar.
Bagian 6 dari 6: Membuat Laporan
Langkah 1. Pilih tabel atau kueri Anda
Laporan memungkinkan Anda untuk dengan cepat menampilkan ringkasan data Anda. Mereka sering digunakan untuk laporan pendapatan dan pengiriman, dan dapat disesuaikan untuk hampir semua penggunaan. Laporan mengambil data dari tabel atau kueri yang telah Anda buat.
Langkah 2. Klik tab Buat
Pilih jenis laporan yang ingin Anda buat. Ada beberapa cara berbeda yang dapat Anda lakukan untuk membuat laporan. Access dapat membuat laporan untuk Anda secara otomatis, atau Anda dapat membuat laporan khusus.
- Laporan – Ini akan membuat laporan otomatis dengan semua data dari sumber Anda. Tidak ada yang akan dikelompokkan, tetapi untuk database kecil ini mungkin cukup untuk menunjukkan apa yang Anda butuhkan.
- Laporan Kosong – Ini akan membuat laporan kosong yang dapat Anda isi dengan data Anda sesuai keinginan Anda. Anda akan dapat memilih dari setiap bidang yang tersedia untuk membuat laporan khusus.
- Report Wizard – Panduan laporan akan memandu Anda melalui proses pembuatan laporan, memungkinkan untuk memilih dan mengelompokkan data Anda, dan kemudian memformatnya sesuai.
Langkah 3. Tetapkan sumber untuk laporan kosong
Jika Anda memilih untuk membuat laporan kosong, Anda harus memilih sumbernya. Pertama, klik tab Atur lalu pilih Lembar Properti. Atau, Anda juga dapat menekan alt=""Image" + Enter.
Klik panah bawah di samping bidang Sumber Rekaman. Daftar tabel dan kueri Anda yang tersedia akan muncul. Pilih satu dan itu akan ditugaskan ke laporan
Langkah 4. Tambahkan bidang ke laporan Anda
Setelah memiliki sumber, Anda dapat mulai menambahkan bidang dari sumber tersebut ke laporan Anda. Klik tab Format, lalu klik Tambahkan Bidang yang Ada. Daftar Bidang akan muncul di bingkai kanan.
- Klik dan seret bidang yang ingin Anda tambahkan ke dalam bingkai Desain. Catatan akan muncul di laporan. Saat Anda menambahkan bidang tambahan, bidang tersebut akan disejajarkan secara otomatis dengan bidang yang ada.
- Anda dapat mengubah ukuran bidang dengan mengklik tepi dan menyeret mouse.
- Hapus bidang dari laporan dengan mengklik judul dan menekan tombol Hapus.
Langkah 5. Tambahkan grup ke laporan Anda
Grup memungkinkan Anda dengan cepat mengurai informasi dalam laporan, karena memungkinkan Anda untuk mengatur informasi terkait. Misalnya, Anda mungkin ingin mengelompokkan penjualan menurut wilayah atau tenaga penjual. Grup memungkinkan Anda melakukan ini.
- Klik tab Design, klik tombol Group & Sort.
- Klik kanan pada bagian mana pun dari bidang yang ingin Anda tambahkan ke grup. Pilih Grup Aktif dari menu.
- Header akan dibuat untuk grup. Anda dapat menyesuaikan tajuk dengan apa pun yang ingin Anda beri label grup.
Langkah 6. Simpan dan bagikan laporan Anda
Setelah laporan Anda selesai, Anda dapat menyimpannya dan kemudian membagikannya atau mencetaknya seperti dokumen apa pun. Gunakan ini untuk berbagi kinerja perusahaan dengan investor, informasi kontak kepada karyawan, dan banyak lagi.
