Bahkan jika Anda ahli dalam menjalankan lokakarya langsung, lokakarya online menghadirkan serangkaian tantangan yang sangat berbeda. Kabar baiknya adalah Anda dapat menggunakan keahlian yang sama untuk semua jenis lokakarya. Misalnya, satu hal yang konstan adalah bahwa persiapan adalah kuncinya. Dan jangan takut untuk membiarkan kepribadian Anda bersinar dan mendorong peserta Anda untuk melakukan hal yang sama. Anda dapat menyampaikan konten Anda secara profesional dan bersenang-senang terlibat dengan audiens Anda pada saat yang sama.
Langkah
Metode 1 dari 3: Perencanaan Konten
Langkah 1. Siapkan skrip dan sertakan alat apa yang akan Anda gunakan untuk setiap bagian
Wajar jika Anda sedikit gugup saat memimpin sebuah lokakarya, atau bahkan hanya kesulitan melacak semua informasi yang ingin Anda sampaikan. Cara terbaik untuk tetap teratur dan tenang adalah dengan menuliskan garis besar apa yang ingin Anda katakan sebelumnya. Anda dapat membuat ini sedetail yang Anda inginkan. Jika Anda merasa itu akan membantu Anda, tuliskan apa yang Anda rencanakan untuk dikatakan kata demi kata dalam sebuah naskah. Jika Anda sedikit lebih berpengalaman, garis besar umum dengan poin utama Anda mungkin akan berhasil.
Buat catatan di skrip saat Anda berencana menggunakan alat tertentu. Misalnya, jika Anda ingin menampilkan gambar pada titik kunci tertentu, masukkan itu ke dalam skrip. Jika Anda berencana untuk membagi peserta menjadi kelompok diskusi kecil kapan saja dalam rapat, sertakan juga dalam naskah Anda
Langkah 2. Jaga sesi Anda di bawah 2 jam untuk mencegah kebosanan
Aturan yang baik untuk diingat adalah bahwa lokakarya yang sukses biasanya singkat dan manis! Ini tidak berarti bahwa Anda perlu menawarkan lokakarya yang lebih pendek, itu hanya berarti bahwa setiap sesi harus di bawah 2 jam. Jika sebelumnya Anda telah menawarkan lokakarya sepanjang hari, coba bagi menjadi pertemuan seminggu sekali selama 2 jam selama sebulan. Jika itu tidak berhasil, coba cara lain, seperti bertemu selama 2 jam di pagi hari, 2 jam di sore hari, dan seterusnya selama beberapa hari.
- Salah satu hal hebat tentang lokakarya online adalah mereka memungkinkan sedikit lebih banyak fleksibilitas. Karena tidak ada yang perlu bepergian untuk hadir, Anda dapat menyebarkannya selama beberapa hari atau bahkan berminggu-minggu.
- Juga tidak ada jadwal keras dan cepat yang harus Anda patuhi. Ini adalah lokakarya Anda, jadi temukan waktu yang sesuai dengan konten yang telah Anda rencanakan.
Langkah 3. Rekam informasi yang tidak sesuai dengan sesi langsung Anda
Saat Anda merencanakan sesi yang lebih pendek, Anda mungkin khawatir akan melewatkan konten penting. Ada perbaikan sederhana untuk itu! Anda dapat merekam video tambahan yang dapat Anda kirimkan kepada peserta lokakarya untuk ditonton sendiri. Dengan begitu, mereka masih akan mendapatkan semua informasi yang Anda ingin mereka dengar, tetapi tidak perlu duduk dalam sesi online langsung selama berjam-jam.
- Cobalah untuk menyimpan video ini di sisi yang lebih pendek. 10 menit itu bagus, karena itu adalah rentang perhatian kebanyakan orang. Anda dapat merekam dan mengirim sebanyak yang Anda perlukan untuk mencakup semua konten Anda.
- Jika Anda ingin orang-orang menonton salah satu video ini sebelum lokakarya langsung Anda, pastikan untuk memberi tahu mereka. Coba kirim email yang mengatakan, "Kami akan mendiskusikan informasi di Video #2, jadi pastikan untuk memeriksanya sebelum sesi kami pada hari Rabu."
Langkah 4. Tetapkan aktivitas di antara sesi agar rapat tetap singkat
Jangan takut untuk meminta peserta Anda untuk aktif di antara pertemuan kelompok. Anda dapat meminta mereka untuk melakukan pembacaan, menonton video, atau bahkan bertemu dengan anggota kelompok lainnya secara virtual. Ini akan membuat mereka tetap terlibat dengan materi, tetapi juga mencegah orang harus mengikuti beberapa jam lokakarya sekaligus.
Misalnya, Anda mungkin mengirim email yang mengatakan, "Temui anggota grup kecil Anda di Skype minggu ini selama sekitar 15 menit. Pikirkan beberapa topik yang ingin Anda diskusikan saat kita bertemu sebagai kelompok besar di sesi minggu depan.."
Metode 2 dari 3: Siapkan
Langkah 1. Pilih platform yang Anda rasa nyaman digunakan untuk meningkatkan kepercayaan diri
Ada berbagai macam platform yang tersedia untuk menyelenggarakan lokakarya Anda. Luangkan waktu untuk mempelajari opsi seperti Zoom, Google Meet, atau Microsoft Teams. Cobalah untuk melihat mana yang terasa intuitif dan paling mudah digunakan. Kunci untuk menyelenggarakan lokakarya dengan percaya diri adalah merasa seperti Anda memegang kendali. Pilih platform yang memungkinkan Anda melakukan itu.
Anda harus bisa mendapatkan uji coba gratis dari produk ini untuk melihat mana yang paling cocok untuk Anda. Cukup periksa situs web untuk melihat apa yang dapat Anda temukan
Langkah 2. Sisihkan beberapa jam untuk mengenal platform yang Anda pilih
Anda dapat mencoba berbagai fungsi seperti berbagi layar, menggunakan ruang kerja kelompok, dan menonaktifkan dan mengaktifkan peserta.
- Tanyakan rekan kerja apakah mereka memiliki platform yang mereka rekomendasikan. Anda mungkin bisa mengumpulkan banyak informasi bagus dengan cara itu.
- Jangan terlalu gugup menghadapi kesulitan teknis. Itu terjadi pada semua orang! Hanya berguling dengan pukulan dan terus bergerak.
Langkah 3. Siapkan papan tulis online untuk memfasilitasi sesi curah pendapat
Salah satu tantangan dari sesi jarak jauh adalah bahwa mereka dapat merasa kurang kolaboratif di alam. Alat seperti papan tulis online dapat membantu menciptakan perasaan bekerja sama. Rencanakan untuk memasukkannya ke dalam bengkel Anda. Banyak platform pertemuan digital yang menyertakan alat ini atau Anda dapat menemukan papan tulis digital yang berdiri sendiri. Berlatih menggunakannya sebelum bengkel Anda.
- Anda dapat mendorong orang untuk menyumbangkan ide dan kemudian menuliskan saran mereka di papan tulis virtual, misalnya.
- Beberapa papan tulis virtual yang populer adalah Miro, Stormboard, Limnu, dan Sketchboard.
Langkah 4. Berlatih membuat anotasi layar Anda sehingga menjadi lebih alami
Berbagi layar Anda adalah cara mudah untuk membiarkan audiens Anda melihat informasi penting seperti grafik atau powerpoint. Sebagian besar platform rapat memungkinkan Anda memberi anotasi pada layar, yang berarti Anda dapat menggambar di layar saat berbicara. Ini adalah fitur keren karena memungkinkan Anda menyoroti poin-poin penting sekaligus membuat presentasi lebih hidup bagi audiens Anda.
- Misalnya, Anda dapat melingkari atau menggarisbawahi statistik yang sangat penting yang Anda ingin peserta memberikan perhatian khusus.
- Gunakan sedikit hati-hati saat Anda membagikan layar Anda. Anda tidak ingin orang melihat sesuatu yang pribadi secara tidak sengaja. Sebelum presentasi Anda, pastikan untuk menutup semua dokumen pribadi atau membuka tab sehingga Anda tidak mengekliknya secara tidak sengaja saat berbagi layar.
Langkah 5. Jalankan presentasi pengujian untuk memastikan semua teknologi berfungsi
Ini adalah cara yang bagus untuk menghilangkan kegugupan dan memeriksa apakah semuanya berfungsi sebagaimana mestinya. Lakukan run-through lengkap lokakarya Anda satu atau dua hari sebelum Anda ditetapkan untuk mempresentasikan. Itu akan memberi Anda banyak waktu untuk menyempurnakan bagian mana pun yang ingin Anda sesuaikan.
Gunakan semua alat Anda, termasuk papan tulis, obrolan, berbagi layar, dan apa pun yang Anda rencanakan untuk digunakan dalam menjalankan Anda
Langkah 6. Tingkatkan internet Anda jika lambat atau tidak dapat diandalkan
Jika layar Anda macet atau Anda ditendang offline, itu benar-benar dapat mengganggu alur bengkel Anda. Jika Anda melihat ada masalah internet, pertimbangkan beberapa peningkatan sederhana untuk pengaturan Anda. Investasikan pada router baru, ubah ke saluran lain di router Anda, atau pertimbangkan untuk menggunakan kabel ethernet agar lebih stabil.
- Anda juga dapat mencoba memindahkan router Anda lebih dekat ke komputer Anda. Itu sering merupakan perbaikan mudah yang benar-benar dapat meningkatkan kecepatan Anda.
- Hubungi penyedia internet Anda dan tanyakan apa yang mereka rekomendasikan untuk membantu Anda mendapatkan pengalaman terbaik.
Langkah 7. Mintalah beberapa rekan kerja untuk menjadi audiens pengujian Anda
Ini adalah ide bagus jika Anda menginginkan umpan balik profesional. Jika Anda menginginkan berbagai pendapat, mintalah beberapa anggota keluarga atau teman untuk duduk dalam lokakarya percobaan Anda. Jika Anda tidak dapat menemukan siapa pun untuk membantu, tidak apa-apa! Jalankan saja dengan audiens imajiner.
Metode 3 dari 3: Keterlibatan Audiens
Langkah 1. Usahakan kelompok Anda terdiri dari 8-12 peserta, jika memungkinkan
Bahkan jika Anda memiliki banyak orang untuk dijangkau, sebaiknya lakukan dalam kelompok yang cukup kecil. Penelitian menunjukkan bahwa orang-orang belajar paling baik dalam kelompok yang terdiri dari 8-12 orang, jadi cobalah untuk membatasi lokakarya Anda pada ukuran itu. Jika Anda memiliki lebih banyak orang yang mendaftar, coba tawarkan beberapa sesi yang terdiri dari 8-12 orang.
Jika Anda benar-benar membutuhkan banyak orang dalam lokakarya Anda, cobalah agar para peserta meluangkan waktu dalam kelompok-kelompok kecil. Banyak platform pertemuan memiliki ruang kerja kelompok yang dirancang khusus untuk membantu Anda memfasilitasi diskusi kelompok kecil
Langkah 2. Singkat ketika Anda berbicara untuk tetap pada topik
Di sinilah skrip Anda akan sangat berguna! Saat Anda berbicara tentang topik yang Anda kuasai atau sangat Anda sukai, mudah untuk beralih ke mode penceritaan. Hindari melakukan itu di bengkel online. Ingat, orang hanya memiliki rentang perhatian yang terbatas ketika melihat seseorang berbicara di layar. Tetap berpegang pada naskah Anda dan pada poin utama Anda.
Ini tidak berarti Anda tidak dapat mempersonalisasi pembicaraan Anda. Jangan ragu untuk menaburkan anekdot atau cerita kecil yang lucu. Pastikan untuk membuatnya singkat dan relevan
Langkah 3. Ubah nada suara Anda untuk membuat orang tertarik
Tidak ada yang lebih membosankan daripada mendengarkan seseorang mengoceh dengan suara monoton. Anda pasti tidak ingin melakukan itu, jadi usahakan untuk membuat nada Anda menarik sepanjang presentasi Anda. Variasikan irama suara Anda, berbicara lebih cepat pada waktu tertentu dan memperlambat kecepatan pada waktu lain. Anda juga dapat memberikan jeda dramatis untuk menekankan poin Anda.
Mengubah volume suara Anda adalah cara lain untuk menarik perhatian pendengar Anda. Cobalah untuk benar-benar diam saat Anda ingin menekankan kata kunci atau kalimat. Atau angkat suara Anda saat Anda mengatakan sesuatu yang sangat menarik
Langkah 4. Beralih ke aktivitas baru beberapa kali selama sesi
Studi menunjukkan bahwa orang memiliki rentang perhatian yang lebih pendek untuk presentasi online. Jadi untuk membuat lokakarya Anda efektif, goyangkan sedikit. Coba presentasikan selama 10 menit dan kemudian bagi menjadi kelompok-kelompok kecil. Atau Anda dapat membagikan materi Anda selama 20 menit dan kemudian mengadakan sesi tanya jawab selama 20 menit. Kuncinya adalah melakukan aktivitas yang berbeda agar audiens Anda tetap tertarik.
Jangan takut untuk bereksperimen. Jika satu metode tidak berhasil untuk Anda, tidak apa-apa. Cobalah jadwal yang berbeda untuk sesi berikutnya
Langkah 5. Ajak orang-orang untuk merangsang partisipasi
Orang-orang mungkin tidak secara sukarela berbicara, tetapi mereka biasanya senang untuk berpartisipasi ketika diminta. Pisahkan presentasi Anda dengan mengajukan pertanyaan kepada peserta Anda. Anda dapat merencanakan untuk melakukan ini pada titik-titik tertentu dalam skrip Anda, atau Anda dapat melakukannya secara spontan. Merupakan ide yang baik untuk memanggil orang-orang jika tampaknya ada kebingungan atau seperti orang-orang mulai sedikit bosan atau gelisah.
- Coba katakan, “Jane, apakah Anda memiliki pertanyaan tentang apa yang baru saja saya bahas? Kadang-kadang topik ini bisa menjadi banyak hal untuk diterima."
- Peka terhadap kenyataan bahwa dipanggil dapat menyebabkan kecemasan bagi sebagian orang. Jika mereka mematikan kamera, atau tampaknya berusaha keras untuk menghindari kontak mata, mungkin ada baiknya untuk tidak menghubungi mereka secara langsung.
- Anda juga dapat mendorong orang untuk menggunakan obrolan untuk mengajukan pertanyaan atau memberikan komentar. Banyak orang merasa lebih nyaman "berbicara" seperti itu.
Langkah 6. Memerlukan persiapan yang matang agar orang-orang siap untuk terlibat
Salah satu cara untuk membuat lokakarya Anda sedikit lebih pendek adalah memastikan semua orang memulai dengan setidaknya sedikit informasi latar belakang. Bagikan beberapa materi untuk dibaca atau direkam video untuk ditonton sebelumnya. Pastikan peserta memahami bahwa mereka harus mengerjakan “pekerjaan rumah” mereka sebelum menghadiri sesi langsung. Dengan cara itu Anda akan dapat mulai bekerja selama sesi langsung.
Kirim email yang mengatakan, “Saya menantikan lokakarya kami minggu depan. Untuk bersiap-siap, silakan baca materi terlampir. Saya juga telah mengunggah video pengantar ke situs web lokakarya. Harap luangkan waktu untuk melihatnya sebelum lokakarya dimulai pada jam 9 pagi pada hari Senin. Kami akan membahas materi yang dibahas.”
Langkah 7. Gunakan kelompok breakout kecil untuk mendorong interaksi
Kelompok kecil adalah cara terbaik untuk membuat orang berbicara. Dalam kelompok yang lebih besar, beberapa orang mungkin merasa terlalu malu untuk berbicara. Berada bersama beberapa orang saja bisa membuat mereka merasa lebih nyaman. Gunakan fungsi ruang kerja kelompok di platform rapat Anda untuk memisahkan peserta menjadi kelompok yang terdiri dari 3-5 orang. Berikan setiap kelompok topik tertentu untuk didiskusikan dan waktu yang ditentukan.
- Anda dapat mengatakan, “Luangkan waktu 10 menit untuk bertukar pikiran tentang ide-ide tentang bagaimana kami dapat bekerja untuk meningkatkan komunikasi di tim kami saat bekerja dari jarak jauh. Tuliskan pemikiran apa pun yang Anda buat untuk dibagikan kepada seluruh kelompok.”
- Sebagai pemimpin, Anda dapat masuk ke setiap kelompok selama beberapa menit untuk melihat apakah mereka memiliki pertanyaan dan untuk merangsang diskusi.
Langkah 8. Gunakan alat seperti obrolan dan jajak pendapat untuk berinteraksi dengan audiens Anda
Platform pertemuan online memiliki banyak pilihan yang dapat Anda gunakan untuk membantu peserta Anda terlibat dalam lokakarya Anda. Manfaatkan mereka. Selama sesi Anda, minta peserta untuk memanfaatkan obrolan untuk berbagi ide atau mengajukan pertanyaan, mengangkat tangan untuk menunjukkan preferensi, atau berpartisipasi dalam jajak pendapat. Menggunakan alat ini juga memecah jumlah pembicaraan yang Anda lakukan dan akan membantu menjaga suasana tetap segar.
Misalnya, jika Anda berbicara tentang berbagai cara untuk meningkatkan penjualan, Anda dapat membuat jajak pendapat dan meminta orang untuk memilih opsi yang berbeda
Tips
- Ikuti lokakarya online untuk mengetahui apa yang Anda sukai dan apa yang tidak Anda sukai sebagai peserta.
- Anda tidak harus super formal, tetapi ingatlah untuk berpenampilan dan bertindak secara profesional.
Referensi
- https://www.howspace.com/resources/how-to-facilitate-a-virtual-workshop
- https://medium.com/@jseiden/7-tips-for-great-online-workshops-c13a3dfa462d
- https://medium.com/@jseiden/7-tips-for-great-online-workshops-c13a3dfa462d
- https://medium.com/@jseiden/7-tips-for-great-online-workshops-c13a3dfa462d
- https://www.howspace.com/resources/how-to-facilitate-a-virtual-workshop
- https://www.howspace.com/resources/how-to-facilitate-a-virtual-workshop
- https://zapier.com/blog/best-online-whiteboard/
- https://harvard.service-now.com/ithelp?id=kb_article&sys_id=4c3290f6db5b845430ed1dca4896197f
- https://www.greenbiz.com/article/10-tips-successful-online-meeting-or-workshop
- https://www.wired.com/story/how-to-make-your-wifi-better-faster/
- https://www.greenbiz.com/article/10-tips-successful-online-meeting-or-workshop
- https://ctb.ku.edu/en/table-of-contents/structure/training-and-technical-assistance/workshops/main
- https://www.greenbiz.com/article/10-tips-successful-online-meeting-or-workshop
- https://www.greenbiz.com/article/10-tips-successful-online-meeting-or-workshop
- https://www.howspace.com/resources/how-to-facilitate-a-virtual-workshop
- https://www.greenbiz.com/article/10-tips-successful-online-meeting-or-workshop
- https://www.greenbiz.com/article/10-tips-successful-online-meeting-or-workshop
- https://www.howspace.com/resources/how-to-facilitate-a-virtual-workshop
-
https://blog.zoom.us/best-practices-for-hosting-a-digital-event/
